10 Bí Quyết Để Tận Dụng Tối Đa Hệ Thống Quản Lý Dự Án Của Bạn

Tất cả những nhà quản lý đều cho rằng có một hệ thống để quản lý dự án hiệu quả là điều tuyệt vời nhất. Tuy nhiên, việc yêu cầu các tổ chức chấp nhận sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ phải tốn nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là 10 bí quyết về cách tận dụng tối đa hệ thống quản lý dự án của bạn. Và cách đảm bảo các nhóm sử dụng đúng cách để tăng hiệu quả.

Tìm một hệ thống quản lý dự án phù hợp với tổ chức và ngân sách của bạn

Julie Titterington, giám đốc quản lý dự án và biên tập viên quản lý Merchant Maverick đánh giá. “Có hàng trăm hệ thống quản lý dự án (PM). Và độ phức tạp của mỗi hệ thống cũng khác nhau”. “Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý công việc, hợp lý hóa việc giao tiếp và chia sẻ tệp. Hãy tránh xa các chương trình cung cấp nhiều tính năng bổ sung”.  

“Các tính năng như báo cáo và quản lý tài nguyên có thể tạo nhiều áp lực đối với nhóm của bạn”. “Khi người dùng càng cảm thấy sợ hãi, thì càng ít khả năng họ thực sự sử dụng phần mềm. Vì vậy, hãy tìm một hệ thống đáp ứng nhu cầu của bạn. Nhưng đừng chi tiêu nhiều hơn mức bạn cần vào các tính năng hào nhoáng và không cần thiết.”

Scott Bales, giám đốc kỹ thuật giải pháp tại Replicon, một nhà cung cấp phần mềm quản lý timesheet nói. “Nhiều công ty không áp dụng các giải pháp quản lý dự án vì phần mềm khó sử dụng”. “Các doanh nghiệp nên tìm một giải pháp mà quy trình làm việc và cấu hình trực quan. Và nó có tích hợp thông minh dự đoán những gì bạn cần để hoàn thành công việc của bạn”.

Victoria Kartunova, giám đốc tiếp thị, Bitrix24 nói. “Ngoài Bitrix24, bạn cũng có thể cân nhắc Trello, Asana, Freedcamp. Để so sánh các tính năng, bạn có thể nghiên cứu thêm trên Wikipedia”. “Bất cứ công cụ quản lý dự án nào bạn chọn dùng. Hãy đảm bảo rằng nó là hệ thống tiềm năng toàn diện để đảm bảo giải pháp đơn giản và hiệu quả nhất”.

Đừng quên tính năng di động

Stuart Barr, COO, HighQ – một nền tảng cộng tác doanh nghiệp cho biết. “Chọn một nền tảng được tối ưu hóa cho thiết bị di động.  Điều đó cho phép nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn ở bất cứ nơi đâu”.

“Có nghĩa là nhân viên có thể sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng để truy cập. Họ có thể ở bất kỳ đâu trên thế giới. Trong bất kỳ múi giờ nào và họ vẫn có thể truy cập thông tin họ cần”.  “Điều này mang lại sự linh hoạt để làm việc từ xa. Tăng năng suất bằng cách cung cấp nhiều cơ hội hơn để có thể hoàn thành công việc.”

Đảm bảo phần mềm có thể tích hợp với các ứng dụng quan trọng khác (nếu có)

Bales của Replicon cho biết. “Đối với hầu hết các công ty, việc thu thập dữ liệu trong phần mềm quản lý dự án chuyên dụng chỉ là một phần của giải pháp tổng thể”. “Chia sẻ dữ liệu đó với các ứng dụng khác là yếu tố cần thiết để hoàn thành chu trình. Điều này có thể rất quan trọng đối với chi phí dự án, chi phí bồi hoàn, biên chế và các quy trình khác. May mắn thay, phần mềm theo dõi dự án dựa trên đám mây luôn bao gồm tính năng chia sẻ dữ liệu. Nó thường được cung cấp cho các ứng dụng như Microsoft Project, QuickBooks và các ứng dụng khác.”

Hãy thực tế về những kỳ vọng

Mike Fisher, chuyên gia tư vấn quản lý, Allegient, một công ty tư vấn CNTT cho biết. Phần mềm PM cần hỗ trợ và tự động hóa các quy trình quản lý dự án. Thứ không phải thay thế chúng”. “Phần mềm PM thực tế cung cấp ba chức năng cơ bản. Thu thập và quản lý dữ liệu, hỗ trợ quyết định, báo cáo và vẽ đồ thị.”

Chọn một người tìm hiểu và nắm vững nhất về phần mềm

Tom Treanor, giám đốc Marketing của Wrike cho biết. “Yếu tố quan trọng nhất để đạt được ROI cao của một hệ thống quản lý dự án là hoàn toàn được chấp nhận bởi nhóm. Để đạt được mức độ chấp nhận cao, phải có một người trong nhóm quản lý thực sự nắm chắc về phần mềm. Người này cần đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm luôn được giải đáp các thắc mắc cần thiết khi sử dụng công cụ. Và họ có quyền truy cập vào các tài nguyên khác”.

Thực hiện việc ứng dụng mở rộng – và đảm bảo mọi người được đào tạo đúng cách

John Glander, chuyên gia PMO, đối tác cấp 5, một nhà cung cấp dự án cho biết. “Một điều chúng tôi nhận ra là đưa ra ứng dụng mới cho mọi nhân viên vào ngày đầu tiên luôn được cho là thảm hoạ. Hãy triển khai cho nhóm người dùng nhỏ. Hoặc triển khai một số tính năng cụ thể cho tất cả người dùng. Bạn không nên triển khai một lúc cho toàn thể nhân viên. Khi bạn tung ra phần mềm, hãy đảm bảo rằng mọi người được đào tạo các tính năng cơ bản. Và cung cấp đào tạo nâng cao cho những người cần hoặc mong muốn nó.

Xác định luồng công việc

Kartunova cho biết. “Bạn phải dành một chút thời gian trong đầu để đặt luồng công việc đúng cách. Những quy trình được xác định rõ sẽ làm cho các quy trình đơn giản và tiết kiệm thời gian.” 

Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm đang sử dụng hệ thống PM

Đảm bảo rằng chỉ một hệ thống PM được sử dụng trong nhóm của bạn. Mark Nichols, giám đốc của Content at Flow, người có nền tảng quản lý dự án cho biết. “Nếu bạn dự định sử dụng hệ thống quản lý dự án làm trung tâm truyền thông thì sẽ không có chỗ cho việc lưu trữ. Mục đích của phần mềm quản lý dự án là làm cho mọi việc rõ ràng và loại bỏ thông tin sai lệch. Và bạn không thể mong đợi điều đó xảy ra nếu một số người đang quản lý các nhiệm vụ trên một hệ thống quản lý dự án khác. Vì vậy, đưa toàn bộ nhóm của bạn lên hệ thống. Biến nó trở thành ngôi nhà cho mọi thứ quan trọng về dự án của bạn”.

Sử dụng hệ thống PM theo dõi chi phí và năng suất

Ray Grainger, người sáng lập & CEO, Mavenlink, nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án trực tuyến cho biết. “Nếu phần mềm bạn đang sử dụng cung cấp tính năng này, hãy sử dụng thông tin và báo cáo được xây dựng trong thời gian thực. Biết cách các số liệu này được theo dõi như thế nào trong quá trình triển khai dự án, sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh nhanh chóng. Đảm bảo phân phối có lãi và đúng thời hạn”.

Đừng ngại yêu cầu giúp đỡ

Grainger nói: “Nhận bí quyết về các phương pháp hay nhất. Tìm hiểu cách các công ty khác đang sử dụng các tính năng tương tự”. “Nhiều công ty có đội ngũ chuyên nghiệp để giúp khách hàng sử dụng sản phẩm với tính năng đầy đủ của nó. Họ thường cung cấp đào tạo trực tiếp. Giúp người dùng biết cách tận dụng tối đa ứng dụng phần mềm.”  Bạn cũng có thể thuê một nhà tư vấn bên thứ ba chuyên giúp các công ty trong ngành của bạn. 

>>Xem thêm: 5 điều bạn phải biết trước khi mua phần mềm quản lý dự án

Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả với hơn 35 công cụ quản lý công việc phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp như quản lý giao tiếp nội bộ, CRM, quản lý dự án, quản lý nhân sự, hiệu suất làm việc… đồng thời có thể dễ dàng sử dụng trên điện thoại. Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai Bitrix24 để đạt hiệu quả cho doanh nghiệp. Đừng ngần ngại đăng ký tại đây hoặc liên hệ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi theo thông tin bên dưới:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TAKA

  • Địa chỉ: 47 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • Điện thoại: (028) 66 743 520 Hotline: 093 999 6465 (Mr Tuấn)
  • Email: info@taka.com.vn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *