5 Điều Bạn Phải Biết Trước Khi Mua Phần Mềm Quản Lý Dự Án

Một dự án muốn hoàn thành nên được xử lý bằng cách sử dụng công cụ phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Các giải pháp này chắc chắn sẽ dẫn đến một dự án hoàn thành kịp thời. Hãy tham khảo các lựa chọn quan trọng trong bài viết sau đây.

phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án có các tính năng bắt buộc không?

Các phần mềm quản lý dự án hiệu quả là những sản phẩm kết hợp các giải pháp, nền tảng cộng tác và ứng dụng năng suất, tất cả chỉ trong một gói dễ sử dụng và trực quan. Phần mềm rất cần thiết trong việc phân công và điều phối nhiệm vụ, lập kế hoạch hiệu quả và giám sát tiến độ dự án. Hãy chắc chắn xem xét kỹ lưỡng thị trường cho đến khi bạn tìm ra giải pháp phù hợp.

Biểu đồ Gantt. Là một trong số các phương pháp quản lý dự án hiệu quả. Các công cụ sử dụng giải pháp này để hiển thị dữ liệu phức tạp dưới dạng dễ đọc. Quản lý biểu đồ cho cả lịch và theo dõi dự án.

Các nhiệm vụ phụ thuộc. Là một trong những bước cơ bản trong vòng đời của dự án. Cấu trúc này cho thấy các cột mốc riêng lẻ, các nhiệm vụ tương ứng của chúng. Một số các nhiệm vụ phụ phải được thực hiện nếu đạt được mục tiêu. Các giai đoạn công việc cá nhân này cần phải được sắp xếp theo một chuỗi rõ ràng.

Danh sách việc cần làm. Các dự án phức tạp thường có nhiều người tham gia. Do đó danh sách công việc cần làm là không thể thiếu. 

Báo cáo công việc. Là báo cáo trạng thái hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Phần mềm giúp đánh giá hiệu quả và sự đóng góp của các thành viên nhóm. Cho phép các nhà quản lý luôn theo kịp tiến độ dự án. Tính năng này là một điều tuyệt vời để đáp ứng việc đúng thời hạn.

phần mềm quản lý dự án

Các tính năng khác trong phần mềm quản lý dự án

Templates và tự động hóa. Các công cụ của phần mềm quản lý dự án đều hướng tới hiệu quả thời gian. Vì vậy Templates và tính năng tự động hóa phải luôn là một phần của gói phần mềm. Bằng cách đó, nhân viên của bạn có thể nghỉ ngơi sau khi sắp xếp công việc thường xuyên,định kỳ. Tập trung vào công việc nhạy cảm với thời gian.

Lịch. Từ lịch trình sự kiện văn phòng đến lịch nhóm. Tính năng này góp phần vào hiệu quả tổng thể của nhóm bằng cách giúp họ nhận biết được ở trên cùng một trang. Khi được đưa vào lịch văn phòng, các cuộc họp dự án hầu như không bị bỏ qua.

Bảng điều khiển nhóm. “Nhóm” cung cấp một nền tảng phù hợp để các nhân viên trao đổi lẫn nhau, thảo luận các vấn đề tiềm năng và cộng tác bất kể họ ở đâu.

Truy cập vào dữ liệu: Khả năng truy cập trên thiết bị di động mang đến cho chúng ta tính năng cần thiết tiếp theo của phần mềm quản lý dự án – tính khả dụng của dữ liệu. Bất kể thời gian, địa điểm hoặc thiết bị nào, các giải pháp trực tuyến dựa trên đám mây sẽ vượt trội hơn so với các hệ thống phần mềm quản lý dự án tại chỗ, mặc dù cả hai đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng của chúng.

Máy chủ và Web dựa trên PM trong phần mềm quản lý dự án

Máy chủ và điện toán đám mây đều có giá cả phải chăng. Cả hai đều có thể truy cập trên thiết bị di động. Loại dựa trên đám mây trong phần mềm quản lý dự án được sử dụng phổ biến. Do khả năng truy cập 24/7, đảm bảo tính linh hoạt cao hơn và hỗ trợ số lượng hồ sơ người dùng không giới hạn.

Nhưng điều đó vẫn không có nghĩa là giải pháp máy chủ không có lợi thế riêng. Không giống như các nền tảng dựa trên đám mây, các phiên bản tự lưu trữ cho phép tùy chỉnh và thường có nhiều tính năng phong phú hơn. Tuy nhiên, sự khác biệt đáng kể nhất giữa hai yếu tố này là yếu tố bảo mật. Đối với những người xử lý dữ liệu nhạy cảm, tùy chọn tự lưu trữ chắc chắn là lựa chọn tốt hơn.

Tích hợp với các công cụ cần thiết trong phần mềm quản lý dự án

Google Drive là một trong những bổ sung cơ bản nhất nhưng cần thiết cho phần mềm quản lý dự án vì nó cung cấp dung lượng lưu trữ tích hợp cho các tệp và giữ chúng gắn liền với dự án hoặc các mốc riêng lẻ của bạn. Và đây chỉ là một trong những ví dụ – tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của dự án, bạn có thể cân nhắc tích hợp với các công cụ tự động hóa, theo dõi thời gian hoặc marketing khác, hỗ trợ khách hàng và phát triển phần mềm.

phần mềm quản lý dự án

Giá cả của phần mềm quản lý dự án

Nếu có ngân sách hạn chế, có thể bạn sẽ phải nói lời tạm biệt với hầu hết các tiện ích bổ sung PM. Thông thường, những điều này không được nói ra trong thỏa thuận ban đầu. Hó là lý do tại sao bạn nên cẩn thận hơn khi so sánh giá. Hàng tháng, giải pháp quản lý dự án sẽ khiến bạn mất từ ​​10 đến 50 đô la/ người dùng. Tùy thuộc vào cả số lượng và chất lượng của các tính năng.

Đối với những người sẵn sàng thử miễn phí, thị trường cung cấp nhiều công cụ quản lý dự án trực tuyến miễn phí hoặc chi phí thấp. Một lựa chọn khác là đồng ý với thời gian dùng thử. Và dành thời gian để xem xét mua hàng. Chấp nhận mua sản phẩm bạn sẽ có một sản phẩm chất lượng cao.

Quyết định sử dụng phần mềm quản lý dự án

Sau khi tất cả các yếu tố trước đó đã được suy nghĩ và quyết định mua phần mềm gần như được chọn. Bạn cần biết chính xác sẽ mất bao lâu để hệ thống quản lý dự án mới của bạn trở thành một phần trong nhóm của bạn – giai đoạn thích ứng thay đổi theo từng nhóm và một số quy trình có thể kéo dài đến hai tuần.

>>Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý dự án miễn phí dành cho các Agency

Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả với hơn 35 công cụ quản lý công việc phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp như quản lý giao tiếp nội bộ, CRM, quản lý dự án, quản lý nhân sự, hiệu suất làm việc… đồng thời có thể dễ dàng sử dụng trên điện thoại. Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai Bitrix24 để đạt hiệu quả cho doanh nghiệp. Đừng ngần ngại đăng ký tại đây hoặc liên hệ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi theo thông tin bên dưới:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TAKA

  • Địa chỉ: 47 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • Điện thoại: (028) 66 743 520 Hotline: 093 999 6465 (Mr Tuấn)
  • Email: info@taka.com.vn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *