5 lý do để xóa Exсel khỏi doanh nghiệp của bạn để sử dụng Bitrix24

Mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là thu được lợi ích tối đa cho chủ doanh nghiệp. Có nhiều yếu tố có thể cản trở điều này: một thị trường ngách khó, cạnh tranh cao, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng có vấn đề. Nhưng ít ai để ý đến những việc tưởng chừng như đơn giản hàng ngày lại thực sự chống lại nhân viên công ty. Một trong số đó là việc sử dụng trình chỉnh sửa dữ liệu bảng bảng tính MS  Excel trong lĩnh vực tương tác với khách hàng thay vì hệ thống CRM tích hợp trong Bitrix24 TAKA.

Trên Internet có rất nhiều thông tin về vấn đề này, và thậm chí có rất nhiều câu chuyện cười. Nhưng nếu xem xét một cách chi tiết thì nó không hề vui chút nào. Để giải thích quan điểm của chúng tôi, với tư cách là nhà tích hợp CRM Bitrix24, chúng tôi đã chuẩn bị năm lập luận vững chắc về chủ đề này.

Mục đích của sản phẩm phần mềm

Điều đầu tiên và quan trọng nhất: Excel không phải là một công cụ để quản lý hoặc cải thiện hoạt động kinh doanh. Ngay cả trong phần mô tả sản phẩm cũng nói rằng nó là một chương trình để ghi lại và tính toán các dữ liệu toán học và thống kê. Về nguyên tắc, đây là tất cả những gì đáng nói.

Excel thực sự là một chương trình mạnh mẽ và đa chức năng trong ngành của nó. Thật không may, đó là một minh họa sống động cho nguyên tắc Pareto: “Ít hơn 20% người dùng biết khoảng 80% khả năng của chương trình”. Hoặc, nếu đơn giản hơn, hầu như tất cả những người sử dụng Excel chỉ biết về một vài hàm mà họ đang cố gắng điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Do đó, việc xây dựng các quy trình kinh doanh của bạn trên Excel cũng giống như việc bạn dùng búa đóng đinh vào bảng.

Nhưng mục đích của hệ thống CRM là cung cấp mối quan hệ chất lượng với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại, tự động hóa quy trình kinh doanh và tăng khả năng bán hàng lặp lại. Bạn có cảm thấy sự khác biệt?

Thoải mái

  • Vì Excel không dành cho doanh nghiệp – không có phương pháp làm việc thống nhất theo hướng này. Do đó, các nhà quản lý nghĩ ra (thường sao chép) các mẫu của ai đó cho doanh nghiệp của họ hoặc thậm chí tệ hơn, phát triển các bảng của riêng họ và giải thích cho nhân viên cách điền chúng. Các nhân viên mới sẽ học hỏi từ những người tiền nhiệm của họ và ở giai đoạn này, một số thông tin bị mất hoặc bị bóp méo.
  • Giao diện chương trình, giống như mọi công cụ khoa học, không “thân thiện với người dùng”. Do đó, trước tiên bạn cần làm quen với giao diện của cửa sổ trình soạn thảo, sau đó đến các tính năng làm việc, và chỉ sau đó – với chính công việc.

Danh sách này có thể được tiếp tục, nhưng điều này đã đủ để phản ánh về hiệu quả của việc tổ chức các hoạt động vận hành trong công ty. Bất kỳ hệ thống CRM nào cũng tìm cách giúp người dùng thực hiện các hoạt động một cách nhanh chóng, chính xác và rõ ràng. UI / UX tham gia rộng rãi vào việc tạo giao diện. Và trong bản cập nhật Bitrix24 , chức năng của lời nhắc được tinh chỉnh, giải thích hầu hết các trường, nút, cửa sổ rõ ràng, v.v. Tất nhiên, có thể tắt các gợi ý, nhưng ở giai đoạn đầu sử dụng Bitrix24, chúng chỉ đơn giản là những thứ cần thiết cung cấp khả năng học tập nhanh chóng và sử dụng thành thạo các chức năng mở rộng.

Vị trí

Hạn chế trong việc sử dụng Excel là chia sẻ tệp dữ liệu. Và vì vậy, sơ đồ khủng khiếp nhất: để làm việc với một tệp bảng tính, bạn cần có phần mềm thích hợp trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình. Các phiên bản trước năm 2007 không hỗ trợ định dạng * .xlsx (chỉ * .xls ), hiện đang thống trị ở mọi nơi. Để chuyển tệp cho người dùng khác hoặc chuyển sang thiết bị khác, bạn cần lưu tất cả các thay đổi, bằng cách nào đó gửi tệp tài liệu (bằng email, chia sẻ tệp, qua phương tiện lưu trữ di động, v.v.) và cầu nguyện rằng ở đâu đó trên đường dẫn này đã không thất bại. Ngoài ra, bạn cần lưu ý lưu tài liệu kịp thời và chọn đúng tên (và thường có rất nhiều tệp).

Với sự xuất hiện của các dịch vụ đám mây, mọi thứ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bảng tính của Google chấp nhận mọi định dạng Excel, cung cấp quyền truy cập vào một tài liệu duy nhất của nhiều người dùng từ bất kỳ thiết bị phù hợp nào và loại bỏ trách nhiệm kiểm soát các lần lưu.

Tuy nhiên, đây không phải là chỉ số mà Excel có thể cố gắng cạnh tranh với CRM trong Bitrix24.

Khả năng

Không có ý nghĩa gì khi so sánh khả năng của Bitrix24 và Excel vì lý do từ lập luận đầu tiên – đây là những công cụ để đạt được các mục tiêu hoàn toàn khác nhau. Tất nhiên, Bitrix24 ở dạng thuần túy sẽ không tính tổng tự động cho bạn hoặc sẽ sắp xếp các dòng theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, hệ thống có thể được cải thiện (phiên bản tại chỗ – gần như trên quy mô không giới hạn) và, nếu cần, bất kỳ chức năng nào cũng có thể xuất hiện trong cổng thông tin của bạn. Nhưng bản thân Excel không thể:

  • Để tích hợp với trang web của bạn và tự động điền dữ liệu về khách hàng, đơn đặt hàng, thanh toán, v.v.;
  • Để cung cấp khả năng giao tiếp với nhân viên trong không gian đơn lẻ;
  • Để tạo cho trang web của bạn, trang đích, cửa hàng Internet, biểu mẫu… và mọi thứ thuộc loại này;
  • Để quản lý các chiến dịch tiếp thị;
  • Để tạo tài liệu văn phòng làm việc;
  • Để chuyển tiếp các khách hàng tiềm năng trên kênh phuễ bán hàng…

Bất cứ điều gì bạn làm trong Excel, trong Bitrix24, nó có thể tự động. Cái chính là phải hiểu rằng khi kinh doanh trên Excel, hầu hết mọi thứ đều do một tay bạn gánh vác, vốn đã tốn rất nhiều thời gian quý báu của đội ngũ nhân viên.

Tài chính

Và về tiền bạc. Ở đây mọi thứ đều đơn giản, nhưng không nên tiếp cận vấn đề này dưới góc độ kinh tế học. Ví dụ, một giấy phép cho Excel có giá khoảng 170 đô la; chi phí sử dụng trên đám mây từ 5 đến 12,5 đô la cho mỗi người dùng trong tháng. Giấy phép tối thiểu cho một biểu thuế thương mại có hiệu lực Bitrix24 sẽ từ $ 45 mỗi tháng. Và bây giờ chúng ta hãy so sánh xem Bitrix24, được dành cho mục đích này, thực sự giúp kiếm được bao nhiêu. Hoặc mặt khác: bạn sẽ không kiếm được bao nhiêu khi dành thời gian chủ yếu điền vào các bảng trong Excel, trong khi các đối thủ cạnh tranh sẽ phát triển CRM của họ?

Hãy tổng hợp lại!

Excel là một chương trình tuyệt vời để thống kê và tính toán, không nhằm mục đích phát triển kinh doanh. Tài liệu Excel phải hiện diện dưới dạng báo cáo, bảng giá, dữ liệu thống kê tóm tắt và nhiều hơn nữa … Nhưng không phải là công cụ làm việc cho người quản lý.

CRM Bitrix24 không chỉ thay thế Excel của bạn bằng một hệ thống phù hợp và hiệu quả mà còn đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Và nếu bạn vẫn đang làm mọi thứ trong Excel, hãy chỉ xem xét các khả năng của Bitrix24 bằng cách đặt hàng bản demo miễn phí từ TAKA tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *