Bitrix24 Business Process: Cách tạo và quản lý quy trình làm việc (Workflow)

Bitrix24 Business Process là một trong những tính năng quan trọng hàng đầu của hệ thống, có thể giúp cho các doanh nghiệp tối ưu và thay đổi được những quy trình truyền thống. Thay vào đó sử dụng nhiều hơn cơ hội tự động hóa để giảm bớt đi thời gian xử lý tài liệu và các quy trình thông tin trong công ty.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tự động hóa các quy trình, từ quy trình quản lý kinh doanh đến quản lý tài liệu, chúng tôi đã phát triển để có thể tự động các quy trình trong nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau như sản xuất, thương mại, giáo dục và quảng cáo.

Cách tạo và quản lý quy trình trong hệ thống Bitrix24

Cách tạo và quản lý quy trình trong hệ thống Bitrix24

Tạo quy trình quản lý quy trình làm việc (Bitrix Workflow)

Để tạo nên được một quy trình làm việc thì trước tiên bạn truy cập vào hệ thống Bitrix24 bên thanh công cụ bên trái màn hình chọn Workflow sau đó nhấn Create New. Sau đó cài đặt cấu hình tùy chọn cho quý trình đó.

Tùy chọn Bitrix Workflow được chia thành ba nhóm: Settings, TitlesAccess

Settings (Cài đặt)

Tại đây bạn có thể cài đặt cho cấu hình của các trường thông tin:

  • Workflow name: Tên quy trình công việc mà bạn muốn đặt
  • Workflow description (Mô tả quy trình làm việc): Cung cấp thông tin về quy trình làm việc
  • Sort: Giá trị sắp xếp
  • Image: Hình ảnh này hiển thị bên cạnh tên dòng công việc trong danh sách dòng công việc có sẵn.
Giao diện của tùy chọn Settings trong Bitrix24 Workflow

Giao diện của tùy chọn Settings trong Bitrix24 Workflow

Titles (Tiêu đề)

Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa chú thích cho các mục và thông tin của quy trình làm việc bạn muốn tạo. Ví dụ nếu quy trình làm việc của bạn sử dụng để phê duyệt tài liệu, bạn có thể thay đổi từ add Element sang Add Document.

Giao diện để bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề cho phù hợp với từng quy trình

Giao diện để bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề cho phù hợp với từng quy trình

Access (Quyền truy cập)

Trong thẻ Access, bạn có thể phân quyền truy cập vào dòng công việc cho từng người dùng, nhóm hay phòng ban

Thẻ truy cập giúp phân quyền cho mọi người trong công ty

Thẻ truy cập giúp phân quyền cho mọi người trong công ty

Khi bạn muốn chỉnh sửa, tùy chọn cho quy trình công việc đã có thì bạn chỉ cần nhấp vào quy trình công việc đó và chọn Actions > Change workflow preferences.

Giao diện để bạn tùy chỉnh quy trình công việc có sẵn

Giao diện để bạn tùy chỉnh quy trình công việc có sẵn

Ngoài việc, tạo được những Bitrix24 Business Process thì bạn còn có thể xóa quy trình quản lý, sao chép các dòng công việc đã có sẵn và tùy chỉnh lại cấu hình các trường của quy trình quản lý công việc.

Quản lý quy trình Bitrix24 Business Process như thế nào cho hiệu quả?

Sau khi tạo xong Bitrix24 Business Process, bạn có thể quản lý quy trình công việc trong Bitrix24 như sau: Tại mục Bitrix24 Workflow bạn có thể định cấu hình quy trình công việc, xem quy trình công việc đã hoàn thành và những quy trình đang tiến hành, xem các yêu cầu của bạn…

Phần Bitrix24 workflow bao gồm 4 tab sau:

Tác vụ quy trình làm việc (Workflow Task)

Tại đây bạn có thể xem danh sách các quy trình công việc đang chờ bạn thao tác. Các số màu đỏ đang hiển thị số lượng quy trình công việc và các phần mà bạn đã khởi tạo.

Giao diện hiển thị các tác vụ công việc đang chờ thao tác

Giao diện hiển thị các tác vụ công việc đang chờ thao tác

Một số lưu ý:

  • Bạn không cần mở phần Workflow để kiểm tra xem có các tác vụ dòng công việc mới hay không. Có một bộ đếm bên cạnh nút Workflow hiển thị số lượng tác vụ dòng công việc.
  • Người quản lý có thể tìm thấy quy trình làm việc của cấp dưới bằng cách chỉ định tên của nhân viên trong trường Nhân viên (Employee).
Quản lý và thay đổi nhân viên phụ trách từng quy trình Bitrix24 Business Processes

Quản lý và thay đổi nhân viên phụ trách từng quy trình Bitrix24 Business Processes

Nếu một nhân viên đang nghỉ phép và có một quy trình làm việc đang chờ họ kiểm duyệt, người quản lý có thể giao nhiệm vụ đó cho nhân viên khác.

My requests (Yêu cầu của tôi)

Bạn có thể xem tất cả các quy trình công việc do bạn khởi tạo trong phần này. Bạn có thể chạy một quy trình kinh doanh mới bằng cách nhấp vào nút Run Business Process ở góc trên cùng bên phải.

Bạn có thể quản lý được mình đã khởi tạo bao nhiêu quy trình công việc

Bạn có thể quản lý được mình đã khởi tạo bao nhiêu quy trình công việc

Running Workflows (Luồng công việc đang chạy)

Trong phần này, bạn có thể xem các quy trình công việc hiện đang được tiến hành. Nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể xem quy trình công việc được khởi tạo bởi tất cả người dùng.

Một người dùng thông thường chỉ có thể xem các quy trình công việc do mình tạo

Quản trị viên có thể xem được hết tất cả các quy trình của nhân viên

Quản trị viên có thể xem được hết tất cả các quy trình của nhân viên

Workflows in Feed (Quy trình công việc trong hệ thống)

Tại đây, bạn có thể xem danh sách các quy trình công việc trong Nguồn cấp dữ liệu mà bạn có quyền truy cập và chỉnh sửa chúng. Quản trị viên cũng có thể chọn quy trình công việc sẽ được hiển thị trong Nguồn cấp dữ liệu.

Tìm hiểu thêm: Vì sao Bitrix24 là phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả?

Giao diện hiển thị tất cả các quy trình công việc trên hệ thống

Giao diện hiển thị tất cả các quy trình công việc trên hệ thống

Tính năng Bitrix24 Business Process sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều các công đoạn thủ tục và giấy tờ, hơn nữa có thể giúp cho các quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng khi phê duyệt một yêu cầu nào đó. Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả với hơn 35 công cụ quản lý công việc phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp như quản lý giao tiếp nội bộ, CRM, quản lý dự án, quản lý nhân sự, hiệu suất làm việc… đồng thời có thể dễ dàng sử dụng trên điện thoại.

Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai Bitrix24 hoặc Bitrix24 Business Processes để đạt hiệu quả cho doanh nghiệp. Đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi theo thông tin bên dưới:

CÔNG TY TNHH TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *