Bitrix24 External Users: Tính năng cộng tác miễn phí với đối tác

Bitrix24 External Users là một trong những tính năng giúp cho các doanh nghiệp có thể làm việc với đối tác trực tiếp ngay trên hệ thống của mình hoàn toàn miễn phí. Ban có thể sử dụng tính năng này để kết nối chia sẻ tài liệu với các đối tác, nhà thầu, cộng tác viên khi cùng nhau tham gia chung một dự án nào đó.

Bitrix24 là một hệ thống quản lý với nhiều tính năng nổi trội, được xây dựng và phát triển dựa trên nền tảng Bitrix24 site manager. Ngoài ra Bitrix24 cung cấp một không gian riêng biệt, an toàn, nơi các nhóm làm việc có thể được chia sẻ với người dùng bên ngoài (External Users).

Bitrix24 External Users giúp bạn có thể làm việc với nhân sự ngoài công ty 

Bitrix24 External Users giúp bạn có thể làm việc với nhân sự ngoài công ty

Bitrix24 External Users có quyền gì trong hệ thống?

Mạng nội bộ Bitrix24 (Internal Communication Tools) là mạng chỉ dành riêng cho nhân viên của doanh nghiệp mới có thể truy cập được.

Extranet tức là người dùng bên ngoài được mời vào mạng nội bộ Bitrix24 của bạn với quyền truy cập hạn chế vào hệ thống của doanh nghiệp.

Người dùng Intranet và Extranet có các cấp độ truy cập khác nhau vào hệ thống Bitrix24 của bạn.

Người dùng Extranet khi được mời vào nhóm làm việc Extranet mà họ là thành viên thì họ sẽ không có bất kỳ hạn chế nào. Trừ khi quyền truy cập trong nhóm làm việc cụ thể đã được thiết lập khác. Cụ thể sẽ có quyền truy cập vào các công cụ nhóm – Tin nhắn nhóm, Drive, Công việc, Lịch, Trò chuyện

Người dùng Extranet có thể tạo nhiệm vụ cho những người nằm trong danh sách Nhân viên/Liên hệ của họ. Bên trong các nhóm làm việc extranet, các tác vụ được tạo chỉ có thể liên quan đến các thành viên của các nhóm đó.

Người dùng Extranet có thể đặt quyền truy cập cho các tệp và thư mục của họ nhưng họ không thể đặt các thư mục của họ ở chế độ “chia sẻ”.

Bên ngoài nhóm làm việc Extranet, Bitrix24 External Users cũng có quyền truy cập vào danh bạ & nhân viên được liệt kê là thành viên nhóm Extranet

Bitrix24 External Users chỉ có một số quyền nhất định trong hệ thống

Bitrix24 External Users chỉ có một số quyền nhất định trong hệ thống

Cách mời người dùng bên ngoài (External Users) vào nhóm làm việc Bitrix24

Bạn chỉ có thể mời người dùng bên ngoài vào các nhóm làm việc Bitrix24 của mình trong các khung của Nhóm làm việc Extranet.

Đi tới Workgroups > Create > External Workgroup (Nhóm làm việc > Tạo > Nhóm làm việc Bên ngoài) hoặc kích hoạt tùy chọn Có sẵn trên extranet trong cài đặt nhóm làm việc:

Giao diện để bạn kích hoạt tùy chọn Bitrix24 External Users

Giao diện để bạn kích hoạt tùy chọn Bitrix24 External Users

 

Bạn cũng có thể nhanh chóng mời người dùng sau khi tạo nhóm/dự án extranet bằng menu About workgroup menu – Members (Thành viên).

Bạn có thể thêm thành viên sau khi tạo nhóm xong bằng cách chọn Members

Bạn có thể thêm thành viên sau khi tạo nhóm xong bằng cách chọn Members

Điền vào các trường bắt buộc và nhấp vào Invite. Lời mời cho người dùng extranet sẽ được gửi đến địa chỉ email của họ.

Điền thông tin email người dùng và gửi đi 

Điền thông tin email người dùng và gửi đi

Giao việc cho người ngoài hệ thống (Task)

Đôi khi bạn cần giao nhiệm vụ cho những người không làm việc trong hệ thống Bitrix24 của bạn. Bạn có sử dụng tính năng Bitrix24 External Users để mời người dùng thông qua địa chỉ email.

Khi tạo nhiệm vụ cho người bên ngoài hệ thống, hãy tùy chọn mời khách (Invite a guest) ở trong trường người chịu trách nhiệm (Responsible person).

Sau đó nhập email, Tên, Họ và nhấp vào Invite

Giao diện để bạn nhập địa chỉ Email của người nhận nhiệm vụ

Giao diện để bạn nhập địa chỉ Email của người nhận nhiệm vụ

Sau đó người dùng sẽ được thêm vào nhiệm vụ. Khi nhiệm vụ được tạo, một thông báo có liên kết đến nhiệm vụ sẽ được gửi đến người được mời.

Chi tiết nhiệm vụ sẽ được hiển thị như trên màn hình

Chi tiết nhiệm vụ sẽ được hiển thị như trên màn hình

Để thảo luận cho nhiệm vụ của mình, bạn có thể thêm nhận xét, trả lời email này hoặc chuyển đến một trang riêng với nhiệm vụ.

Bạn có thể để lại nhận xét vào phần Add comment

Bạn có thể để lại nhận xét vào phần Add comment

Người ngoài hệ có thể được thêm vào không chỉ với tư cách là Responsible person (người có trách nhiệm) mà còn là Observer (người quan sát) hoặc Participant (người tham gia) vào nhiệm vụ đó.

Tính năng Bitrix24 External Users cho phép người dùng bên ngoài, như nhà thầu, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh có quyền truy cập hạn chế vào mạng nội bộ của bạn. Với mục đích cộng tác, thảo luận và chia sẻ nội dung lẫn nhau trong ranh giới giới hạn của các nhóm làm việc extranet.

Khi bạn tạo nhóm extranet và mời người dùng bên ngoài, nhân viên của bạn và người dùng bên ngoài có thể tham gia thảo luận, chia sẻ tệp, tạo tác vụ, đăng thông báo và thực hiện các hoạt động cộng tác khác bên trong nhóm extranet đó. Mặc dù các công cụ có sẵn cho người dùng bên ngoài rất giống với các công cụ mà người dùng mạng nội bộ làm việc, nhưng có một số điểm khác biệt và hạn chế truy cập các dữ liệu quan trọng.

Tìm hiểu thêm: Bitrix24 User Permissions là gì? Hướng dẫn phân quyền hiệu quả

Lời kết

Đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về công dụng của tính năng Bitrix24 External Users rồi chứ? Thật tuyệt vời khi có thể cộng tác với đối tác, freelancer cả trên hệ thống Bitrix24 của mình, hạn chế rất nhiều email, cuộc chat qua lại trên các kênh truyền thống.

CÔNG TY TNHH TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *