Bitrix24 Invoice: Tạo mẫu không giới hạn trên CRM

Bitrix24 Invoice là một trong những tính năng rất quan trọng trên CRM, việc tạo trực tiếp hóa đơn ngay trên giao dịch giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Khi số lượng khách hàng của bạn tăng lên, bạn có thể phải tạo và gửi số lượng lớn báo giá và hóa đơn mỗi ngày.

Trong Bitrix24 CRM, có một tùy chọn hữu ích để giúp bạn làm điều đó là lập hóa đơn (Invoice) và mẫu báo giá (Quote). Trong mỗi mẫu, bạn có thể cấu hình các trường bắt buộc, hệ thống thanh toán, chọn loại khách hàng (liên hệ hoặc công ty) mà mẫu đó sẽ được tạo cho cũng như các thông tin quan trọng khác.

Tạo mẫu Bitrix24 Invoice không giới hạn trên hệ thống CRM

Tạo mẫu Bitrix24 Invoice không giới hạn trên hệ thống CRM

Bitrix24 CRM không giới hạn với lập hóa đơn 

Bitrix24 CRM là hệ thống cho phép doanh nghiệp bạn phát triển mối quan hệ khách hàng toàn diện, lập báo giá và hóa đơn chỉ là một trong những công cụ đó. Doanh nghiệp của bạn dễ dàng tổ chức thanh toán với CRM và tính năng Bitrix24 invoice, phù hợp với doanh nghiệp lớn và nhỏ.

Với rất nhiều tích hợp, bạn có thể nói chuyện với khách hàng của mình trên bất kỳ nền tảng nào họ muốn và lưu giữ hồ sơ về tất cả các tương tác và thanh toán ở một nơi. Khi bạn đã sẵn sàng gửi hóa đơn, chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi hóa đơn qua email hoặc in dưới dạng PDF.

Bitrix24 invoice hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể thêm biểu trưng, ​​trường tùy chỉnh và sắp xếp lại thông tin theo ý muốn. Báo giá có thể được chuyển đổi thành hóa đơn chỉ với một cú nhấp chuột và hóa đơn có thể được in ra hoặc gửi qua email cho khách hàng. Quan trọng nhất, các kế hoạch chuyên nghiệp của Bitrix24 đi kèm với báo giá và hóa đơn không giới hạn.

Cách tạo và sử dụng các mẫu hóa đơn trong Bitrix24 Invoice

Trong Bitrix24, bạn có thể dễ dàng tạo các mẫu hóa đơn hoặc báo giá. Bạn chỉ cần chọn loại tài liệu và hệ thống sẽ tự động tạo nó theo mẫu có sẵn.

Cách tạo mẫu

Quy trình tạo mẫu hóa đơn và mẫu báo giá giống nhau. Quá trình tạo mẫu hóa đơn như sau:

Bước 1: Đến phần CRM sau đó chọn Settings > Payment options > Payment Systems.

Giao diện màn hình hệ thống tạo các mẫu báo cáo hoặc hóa đơn

Giao diện màn hình hệ thống tạo các mẫu báo cáo hoặc hóa đơn

Bước 2: Nhấn vào nút Create payment system (tạo hệ thống thanh toán)

Màn hình để tạo một hệ thống thanh toán mới

Màn hình để tạo một hệ thống thanh toán mới

Bước 3: Chọn tên mẫu, mô tả và chọn quy trình xử lý báo giá hay hóa đơn (ở đây chúng ta đang tạo mẫu hóa đơn)

Lưu ý: Trong trường Client type (loại khách hàng) hãy chọn loại khách hàng mà mẫu sẽ được tạo – có thể là thông tin liên hệ cá nhân hoặc công ty.

Mô tả lại các trường thông tin cần thiết của hóa đơn 

Mô tả lại các trường thông tin cần thiết của hóa đơn

Bước 4: Cài đặt cấu hình các trường mẫu

Giao diện màn hình Bitrix24 Invoice để bạn tùy chỉnh mẫu

Giao diện màn hình Bitrix24 Invoice để bạn tùy chỉnh mẫu

Bạn có thể chỉnh sửa từng giá trị của từng trường bằng cách nhấp vào Show all fields.

  • Nhấp vào tab Seller (người bán) để thêm vị trí công việc giám sát, vị trí kế toán, v.v. Ngoài ra, bạn có thể tải lên biểu trưng, ​​con dấu và chữ ký của mình.
  • Tiếp theo, nhấp vào tab Customer’s company (Công ty của khách hàng) và chỉ định thông tin ở đó.
  • Tab General (Chung) được sử dụng để chỉ định tiêu đề và nhận xét của hóa đơn. Ngoài ra, bạn có thể bật/tắt tùy chọn Show summary.
  • Bạn có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn của mình và tải lên hình nền trong phần Styles
  • Phần Columns cho phép định cấu hình các cột và chọn thuộc tính sản phẩm để thêm vào báo giá hoặc hóa đơn.

Cách sử dụng mẫu trong Bitrix24 Invoice

Sau khi lưu các thay đổi, mẫu mới sẽ có sẵn tại danh sách hệ thống thanh toán. Đảm bảo rằng hệ thống thanh toán đang hoạt động.

Các mẫu hóa đơn sau khi tạo được lưu thành công

Các mẫu hóa đơn sau khi tạo được lưu thành công

Bây giờ, khi tạo hóa đơn mới, bạn có thể chọn mẫu này trong phần Payment method (Phương thức thanh toán).

Chọn hóa đơn theo mẫu bạn muốn

Chọn hóa đơn theo mẫu bạn muốn

Mẫu hóa đơn được chọn khi gửi/in ấn. Nhấp vào Actions > Download PDF chọn một mẫu.

Đây là cách để bạn tải hóa đơn xuống

Đây là cách để bạn tải hóa đơn xuống

 

Cách tạo hóa đơn

Khi một giao dịch thành công và kết thúc, bạn cần tạo hóa đơn. Bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng trong Bitrix24 CRM! Có một số cách để bạn có thể tạo hóa đơn cho khách hàng.

Tạo hóa đơn từ một giao dịch cụ thể

Màn hình để bạn tạo hóa đơn từ một giao dịch (Deal)

Màn hình để bạn tạo hóa đơn từ một giao dịch (Deal)

Tạo hóa đơn từ danh sách giao dịch

Một cách khác để bạn tạo hóa đơn cho khách hàng

Một cách khác để bạn tạo hóa đơn cho khách hàng

Tạo hóa đơn trong phần CRM > Invoices

Bạn có thể tạo hóa đơn từ trong CRM

Bạn có thể tạo hóa đơn từ trong CRM

Tạo hóa đơn từ một Liên hệ (Contact) hoặc Công ty (Company) cụ thể

Giao diện khi bạn tạo hóa đơn từ liên hệ công ty

Giao diện khi bạn tạo hóa đơn từ liên hệ công ty

Tạo hóa đơn từ Danh sách nhiều liên hệ (Contact) hoặc Công ty (Company)

Màn hình khi bạn tạo hóa đơn từ danh sách liên hệ công ty

Màn hình khi bạn tạo hóa đơn từ danh sách liên hệ công ty

Sau khi tạo xong, màn hình sẽ chuyển qua bước biểu mẫu để bạn điền thông tin cần thiết của hóa đơn. Tất cả các cách tạo khác nhau trên đều chuyển tiếp đến một bước này.

Giao diện sẽ chuyển qua bước này khi bạn chọn tạo xong

Giao diện sẽ chuyển qua bước này khi bạn chọn tạo xong

Khi giao diện chuyển qua bước biểu mẫu mới này, bạn cần điền tất cả những thông tin cần thiết ở các khối. Đầu tiên ở khối

  • Invoice information (Thông tin hóa đơn): bao gồm thông tin chung – tên, trạng thái, thời hạn thanh toán và người chịu trách nhiệm.
  • Payer (Người thanh toán) : Bạn cần chỉ định người thanh toán trong khối này. Bạn có thể chọn một công ty hoặc một địa chỉ liên hệ từ danh sách hoặc tạo một liên hệ mới.
  • Payment method (Phương thức thanh toán): Chọn phương thức thanh toán cần thiết từ danh sách như chuyển khoản ngân hàng cho người liên hệ, chuyển khoản ngân hàng cho công ty
  • Recurring payments (Thanh toán định kỳ): Bạn có thể tạo hóa đơn lặp lại nếu bạn thường tạo cùng một hóa đơn.
  • Invoice items (mục hóa đơn): Chọn sản phẩm và định cấu hình chiết khấu và thuế trong khối này.
  • Actions with the invoice (các thao tác với hóa đơn): Sau khi hóa đơn của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể thực hiện những thao tác như là, in hóa đơn và gửi cho khách hàng qua đường bưu điện, tải xuống dưới dạng tệp PDF, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, gửi cho khách hàng liên kết hóa đơn.
Giao diện để bạn thao tác với hóa đơn của mình

Giao diện để bạn thao tác với hóa đơn của mình

Xem thêm: Bitrix24 External Users: Tính năng cộng tác miễn phí với đối tác

Lời kết

Bitrix24 invoice là công cụ lập báo giá (Quote)và hóa đơn (Invoice) tốt nhất, cung cấp cho bạn báo giá và hóa đơn không giới hạn. Bạn có thể tạo mẫu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, ngoài ra cho phép bạn áp dụng các thủ tục thuế và đơn vị tiền tệ chính xác, cắt giảm công việc đơn điệu sẽ thực sự thuận tiện trong trường hợp bạn có khách hàng từ các quốc gia khác nhau.

CÔNG TY TNHH TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *