Bitrix24 Workflow: Tự động hóa quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp

Bitrix24 workflow một trong những tính năng nổi bật của hệ thống, nó giúp cho các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa được quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực. Tại đây, bạn có thể cài đặt lại cấu hình quy trình công việc, xem quy trình công việc đã hoàn thành và những quy trình đang tiến hành.

Bitrix24 là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản trị các công việc một cách tối ưu nhất ngay trên một nền tảng duy nhất. Ngoài ra nó còn cho phép bạn tạo các quy trình bằng cách sử dụng các sơ đồ đơn giản và các mẫu nhiệm vụ có sẵn

Bitrix24 workflow giúp bạn tối ưu được các quy trình công việc của mình

Bitrix24 workflow giúp bạn tối ưu được các quy trình công việc của mình

Cách làm việc với Bitrix24 workflow

Để bắt đầu làm việc với workflow trong Bitrix24 bạn nhấp vào nút workflow. Tại đây bạn có thể xem lại những quy trình công việc đã hoàn thành.

Phần Quy trình công việc trong hệ thống Bitrix24 bao gồm 4 tab.

Workflow Tasks (quy trình cho các tác vụ)

Tại đây bạn có thể xem danh sách các quy trình công việc đang chờ các thao tác của bạn. Các bộ đếm màu đỏ đang hiển thị số lượng quy trình công việc và các phần mà chúng đã được khởi tạo.

Màn hình Workflow Tasks trong Bitrix24 Workflows

Màn hình Workflow Tasks trong Bitrix24 Workflows

Lưu ý: bạn không cần mở vào tab Workflow Tasks để xem phần công việc của mình, mà phía bên trái màn hình tại nút Workflow đã hiển thị số lượng tác vụ dòng công việc.

Các nhà quản lý hay cấp trên có thể tìm thấy quy trình làm việc của cấp dưới bằng cách chỉ định tên nhân viên trong trường Employee

Nếu một nhân viên đang nghỉ phép, bạn có thế chuyển giao nhiệm vụ cho người khác

Bạn có thể tìm quy trình công việc của bất kỳ nhân viên nào trong công ty

Bạn có thể tìm quy trình công việc của bất kỳ nhân viên nào trong công ty

My requests (Yêu cầu của tôi)

Bạn có thể xem tất cả yêu cầu công việc của bạn tạo trong mục này. Bạn có thể chạy một quy trình kinh doanh mới bằng cách nhấp vào nút tương ứng ở góc trên cùng bên phải.

Màn hình hiển thị những quy trình công việc của bạn

Màn hình hiển thị những quy trình công việc của bạn

Running Workflows (dòng công việc đang chạy)

Trong phần này, bạn có thể xem các quy trình công việc hiện đang được tiến hành. Nếu bạn là quản trị viên, bạn có thể xem quy trình công việc được khởi tạo bởi tất cả người dùng.

Một người dùng thông thường chỉ có thể xem các quy trình công việc do anh ấy/cô ấy khởi tạo

Dòng Bitrix24 workflow đang chạy trên hệ thống

Dòng Bitrix24 workflow đang chạy trên hệ thống

Workflows in Feed (Quy trình công việc trong Nguồn cấp dữ liệu)

Tại đây, bạn có thể xem danh sách các quy trình công việc trong Nguồn cấp dữ liệu mà bạn có quyền truy cập và chỉnh sửa chúng. Quản trị viên cũng có thể chọn quy trình công việc sẽ được hiển thị trong Nguồn cấp dữ liệu

Màn hình hiển thị những quy trình công việc có sẵn trên Bitrix24

Màn hình hiển thị những quy trình công việc có sẵn trên Bitrix24

Ngoài ra, bạn có thể tạo một quy trình làm việc mới bằng cách nhấp vào nút tương ứng Create New

Cách tùy chọn cấu hình Bitrix24 workflow

Khi tạo một quy trình làm việc mới, trước tiên bạn cần phải định cấu hình các tùy chọn của nó

Nếu bạn muốn chỉnh sửa dòng công việc hiện có, hãy chọn dòng công việc đó trong phần Workflows in Feed > nhấp vào Actions > Change workflow preferences.

Chỉnh sửa cấu hình trước khi tạo quy trình mới

Chỉnh sửa cấu hình trước khi tạo quy trình mới

Tùy chọn quy trình làm việc được chia thành 3 nhóm (tab): Settings, Titles and Access

Settings

Tại đây bạn có thể cấu hình:

  • Workflow Name (Tên quy trình làm việc)
  • Workflow Description (Mô tả quy trình làm việc) – Tại đây bạn có thể cung cấp thêm thông tin về quy trình làm việc
  • Sort(Sắp xếp)
  • Image(Hình ảnh) hình ảnh này sẽ được hiển thị bên cạnh tên dòng công việc trong danh sách dòng công việc có sẵn.
Cài đặt lại cấu hình quy trình công việc thông qua nhóm cài đặt

Cài đặt lại cấu hình quy trình công việc thông qua nhóm cài đặt

Tiêu đề

Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa chú thích cho các mục và phần quy trình làm việc.

Ví dụ: nếu dòng công việc được sử dụng để phê duyệt tài liệu, bạn có thể thay đổi Add Element (Thêm phần tử) thành Add Document (Thêm tài liệu)

Bạn có thể chỉnh sửa chú thích cho quy trình làm việc của mình tại nhóm tiêu đề

Bạn có thể chỉnh sửa chú thích cho quy trình làm việc của mình tại nhóm tiêu đề

Truy cập

Trong tab Access (Truy cập), bạn có thể cài đặt cấu hình quyền truy cập vào dòng công việc cho nhóm, người dùng hoặc phòng ban.

Bạn có thể phân quyền xem hay sửa tùy theo từng nhân viên hay phòng ban

Bạn có thể phân quyền xem hay sửa tùy theo từng nhân viên hay phòng ban

Actions (Hành động)

Nếu bạn đang chỉnh sửa quy trình làm việc hiện có, có nút Actions ở góc trên cùng bên phải.

Tại đây bạn có thể

  • Delete workflow (Xóa quy trình làm việc)
  • Copy workflow (Sao chép dòng công việc) – cùng một dòng công việc sẽ được thêm vào danh sách Workflows in Activity Stream (Dòng công việc trong Dòng hoạt động) nhưng có bổ sung (sao chép).
  • Configure workflow fields (Định cấu hình các trường dòng công việc)
Bạn có thể xóa, sao chép các quy trình công việc thông qua nút hành động.

Bạn có thể xóa, sao chép các quy trình công việc thông qua nút hành động.

Tìm hiểu thêm: Ưu điểm của Bitrix24 là gì? Khám phá ngay 7 tính năng sau

Cách để xóa quy trình công việc 

Để xóa dòng công việc, hãy nhấp vào Workflows > Workflows in Feed chọn dòng công việc bạn muốn xóa. Tiếp đến chọn Actions > Change workflow preferences

Sau đó chọn Actions > Delete workflow. 

Sau đó chọn Actions > Delete workflow.

Như vậy quy trình bạn muốn xóa đã được xóa thành công

Như vậy quy trình bạn muốn xóa đã được xóa thành công

Bitrix24 Workflow giúp các doanh nghiệp quản lý các quy trình một cách đơn giản và nhanh chóng hơn. Từ những quy trình đơn giản như quy trình nghỉ phép, quy trình báo cáo ngày cho đến quy trình duyệt hợp đồng hay quy trình đào tạo…

Nếu bạn thấy đây là phần mềm tuyệt vời thì hãy liên hệ ngay với TAKA để tìm hiểu thêm  về ứng dụng này

CÔNG TY TNHH TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *