ĐIỂM ƯU TRONG TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH

Tháng Mười 15, 2020 - 52 Lượt xem

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì và nó liên quan gì? Tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm mọi thứ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh theo một cách nào đó : từ quy trình tuyển dụng đến quy trình thanh toán.

Nhân viên nghĩ gì về tự động hóa quy trình kinh doanh? Một mặt, họ sợ rằng tự động hóa loại bỏ nhu cầu về kỹ năng của con người. Ngược lại, không có cách nào để ngăn chặn sự phát triển của công nghệ và yếu tố con người thay thế nó. Do đó, cách duy nhất để xử lý quá trình không thể ngăn cản này là áp dụng công nghệ như vậy và sử dụng nó đúng cách trong doanh nghiệp.

Mục đích của tự động hóa kinh doanh không phải là thay thế con người, mà là sử dụng những mặt tích cực của nó nhằm tăng khả năng sáng tạo và sự hài lòng trong công việc của nhân viên.

Tự động hóa quy trình kinh doanh bắt đầu với việc xác định các hoạt động yếu hoặc lặp lại trong quy trình mà máy tính có thể thực hiện thay vì con người.

Kết quả của tự động hóa không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của nhân viên mà còn tăng tốc các quy trình và loại bỏ mọi trở ngại có thể cản trở nhân viên của bạn trên con đường thành công.

Tự động hóa quy trình kinh doanh sẽ giúp bạn như thế nào trong công ty?

Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp quản trị hệ thống chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí

Một trong những lý do tại sao các công ty đang giới thiệu tự động hóa quy trình kinh doanh là để giảm chi phí. Tự động hóa các quy trình kinh doanh sẽ cho phép bạn giải phóng một phần lực lượng lao động cho các nhiệm vụ khác . giảm số lượng nhân viên.

Nó giúp tránh những sai lầm

Một lý do khác tại sao tự động hóa quy trình kinh doanh rất có lợi cho các doanh nghiệp là nó cho phép bạn giảm đáng kể tỷ lệ lỗi của mình . Bất kể trình độ của nhân viên của bạn như thế nào, tất cả chúng ta đều mắc sai lầm. Bằng cách tự động hóa các quy trình để giúp giảm lỗi ở một số giai đoạn nhất định của quy trình, toàn bộ quy trình trở nên hiệu quả hơn và không có lỗi .

Nó làm tăng chất lượng và đảm bảo tính nhất quán

Chất lượng và tính nhất quán thu hút khách hàng. Tôi chắc chắn không phải giải thích chất lượng cho bạn. Tính nhất quán có nghĩa là khách hàng luôn nhận được cùng một mức độ dịch vụ, điều này khiến họ có lòng trung thành. Thông qua tự động hóa , bạn cũng có thể thường xuyên cung cấp ra thị trường những sản phẩm chất lượng cao nhất để tạo dựng niềm tin và lòng trung thành của khách hàng . Chính việc tự động hóa các quy trình kinh doanh đảm bảo rằng mỗi sản phẩm đều tuân thủ các tiêu chuẩn giống nhau. Sự khác biệt về chất lượng sản phẩm giữa sản phẩm làm bằng máy và sản phẩm làm bằng tay chỉ là rất nhỏ.

Cung cấp độ rõ ràng hơn

Một tác dụng phụ của tự động hóa là hiển thị phân tích tất cả các quy trình có thể được sử dụng để tối ưu hóa và cải tiến hơn nữa. Trong quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh, có thể theo dõi diễn biến của toàn bộ quy trình và kết quả của nó dưới dạng sản phẩm quy trình. Điều này cho phép bạn xem số lượng nhiệm vụ đã thực hiện, kết quả của mỗi tác vụ và thời lượng của tác vụ .

Cải thiện sự cộng tác

Hợp tác là công việc của một nhóm dẫn đến một mục tiêu chung . Tuy nhiên, việc đạt được mục tiêu có thể bị cản trở bởi nhiều trở ngại khác nhau, chẳng hạn như thiết lập thời hạn, phân chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn hoặc quyết định sử dụng kênh giao tiếp. Và chính xác, những trở ngại đã đề cập để đạt được mục tiêu có thể được loại bỏ thông qua tự động hóa các quy trình kinh doanh.

Tăng trách nhiệm

Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tăng trách nhiệm giải trình. Điều này là do nhân viên có động lực hơn để đáp ứng thời hạn chạy phần mềm. Đồng thời, chương trình phần mềm cung cấp một cái nhìn về chủ sở hữu tác vụ, số lượng tác vụ, thời lượng của các tác vụ và hơn thế nữa.

Tăng tốc thực hiện dự án

Chắc chắn bạn biết những tình huống mà dự án không tiến lên phía trước. Người sẽ phê duyệt đầu ra bị thiếu hoặc có người phê duyệt không quan tâm đến việc chuyển tiếp dự án. Tự động hóa giúp tạo ra một hệ thống phân cấp phê duyệt rõ ràng . Phần mềm cho phép bạn xem dự án đang ở đâu ở mỗi bước, trong khi người phê duyệt nhận các ý kiến để quyết định có tiếp tục dự án hay không. Điều này làm cho quá trình phê duyệt dễ dàng hơn cho tất cả những người tham gia, vì kết quả đầu ra được chuyển với các nhận xét và nhận xét kèm theo.

Đảm bảo quản lý và tuân thủ pháp luật

Tự động hóa quy trình kinh doanh cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong quy định của chính phủ trong thời gian thực, điều này đặc biệt quan trọng khi các quy định của chính phủ thay đổi. Thậm chí, phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh có thể gửi thông báo khi các quy định của chính phủ thay đổi.

Tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại vô số lợi ích và cơ hội để phát triển. Tự động hóa có thể giảm đáng kể chi phí kinh doanh và tối đa hóa năng suất của nhân viên . Tuy nhiên, lợi thế lớn nhất của tự động hóa doanh nghiệp là nó cho phép bạn tránh các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt, thay vào đó dành thời gian của bạn cho công việc sáng tạo và thú vị hơn.

Tự động hóa là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn không lập kế hoạch cẩn thận cho việc thực hiện tự động hóa, bạn có nguy cơ mất lòng trung thành. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên tìm một nhiệm vụ định kỳ để tự động hóa các quy trình kinh doanh. Đảm bảo rằng bạn cho nhân viên tham gia vào từng bước và giải thích lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh. Giáo dục nhân viên trong lĩnh vực này và cho họ biết rằng ý định của bạn không phải là công việc của họ, mà là để làm cho công việc của họ dễ dàng hơn và cải thiện kỹ năng của họ.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh miễn phí, hãy chọn Bitrix24. Bitrix24 có thể tùy chỉnh 100%. Năm nay, nó đã đi kèm với các mẫu BP tiêu chuẩn, chẳng hạn như kỳ nghỉ, đi công tác hoặc phê duyệt chi tiêu và yêu cầu mua hàng.