Làm việc từ xa với Bitrix24: 10 bước đơn giản mà mọi doanh nghiệp đều làm được

Covid-19 đã đẩy toàn xã hội đến cuộc cách ly toàn cầu, gây thiệt hại nghiêm trọng về kinh tế và ảnh hướng đến hầu hết mọi người, mọi doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, theo đánh giá của các chuyên gia, “cơn ác mộng” suy thoái kinh tế sẽ không dừng ngay khi đại dịch Covid-19 kết thúc, mà nó có thể kéo dài đến 10 năm thậm chí lâu hơn. Vì thế, mọi doanh nghiệp phải sẵn sàng chiến thắng trong cuộc chiến này – đặt biệt trong tình thế giãn cách xã hội với thời gian kéo dài thì doanh nghiệp chỉ có 2 sự lựa chọn: hoặc là tiếp nhận mô hình làm việc online hoặc là “Turn-off”.

Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đón nhận và thay đổi, bức phá khỏi suy nghĩ cũ là làm việc phải trong cùng 1 toà nhà, cần trao đổi công việc thì gặp nhau ở phòng họp hoặc di chuyển từ phòng này sang phòng khác.

Thế giới đã thay đổi, 1 công ty 400 nhân viên có thể ngồi ở bất kỳ đâu trên thế giới và giao tiếp online.

Vấn đề lớn và cũng là thách thức của các chủ doanh nghiệp đó là:

  • Thiếu công cụ thích hợp để hoàn thành mô hình làm việc từ xa
  • Mindset “sợ mất quyền” kiểm soát nhân viên và quy trình kinh doanh
  • Giữ mức hiệu quả như trước đây họ từng có trong văn phòng

Tất cả những lo ngại trên đều có thể được khắc phục bằng một số giải pháp, một trong số đó là Bitrix24 – một hệ thống kết hợp 35+ công cụ khác nhau để giúp thiết lập mô hình làm việc từ xa thành công cho Doanh nghiệp.

Hãy yên tâm, chỉ cần thực hiện 10 bước sau đây với hệ thống Bitrix24 – tuy không phải là dễ dàng nhưng chúng tôi chắc chắc mọi doanh nghiệp đều có thể thực hiện – doanh nghiệp có thể chuyển sang mô hình làm việc từ xa chỉ trong vài ngày.

 

Bước 1. Tạo một hệ thống “ảo” duy nhất cho toàn bộ công ty

 

Các công ty thường sử dụng một hoặc một số công cụ như Skype, Slack, Dropbox hoặc Lịch Google để giao tiếp trực tuyến và giải quyết các tác vụ cụ thể khi cần thiết. Tuy nhiên, các công cụ này riêng lẻ và chỉ giải quyết được công việc trong phạm vi giới hạn tính năng của nó.

Tuyệt vời không nếu bạn có một hệ thống kết hợp thuận tiện chức năng của tất cả công cụ chuyên biệt này thành 1 nền tảng dễ sử dụng? Hãy search ngay Bitrix24 và cùng xem những thách thức mà một công ty điển hình phải đối mặt khi chuyển sang làm việc từ xa và cách giải quyết chúng.

Bitrix24 là sự kết hợp của một sản phẩm kết hợp tất cả các công cụ bạn cần thiết cho một doanh nghiệp vận hành từ xa hiệu quả và kết hợp chúng trong một dịch vụ trực tuyến đơn giản và có thể sử dụng cả trên di động.

Dưới đây là một số công cụ nền tản mà Bitrix24 đã có: Giao việc, trò chuyện, event, quản lý dự án, lịch biểu, ổ lưu trữ, CRM-quản lý khách hàng, quy trình kinh doanh,…

Và đó chỉ là mặt nề, và bạn hãy chuyển sang bước tiếp theo để tìm hiểu sâu hơn nhé.

 

Bước 2. Làm cho truyền thông nội bộ thật sự hiệu quả

 

 

Một trong những điều đầu tiên chúng ta dễ dàng nhận thấy khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa là hệ thống liên lạc bạn có trước đây nhanh chóng bị gián đoạn. Vì thông tin liên lạc rõ ràng và nhanh chóng là rất quan trọng để làm việc hiệu quả, đây là điều bạn cần xử lý ngay lập tức.

Bitrix24 sẽ làm nhiệm vụ đó – nó tạo ra một môi trường giao tiếp linh hoạt, hoạt động giống như một mạng xã hội. Người dùng có hồ sơ, nguồn cấp dữ liệu trực tiếp, các nhóm họ theo dõi, thông báo, nhắn tin riêng, ứng dụng di động,… Bitrix24 hầu như có mọi thứ bạn mong đợi từ Facebook ngoại trừ việc nó hoàn toàn liên quan đến công việc.

 

Bước 3. Quy ước các nguyên tắc / ứng xử chung

Mọi môi trường làm việc đều buộc phải có nguyên tắc chung và mọi người đảm bảo tuân thủ nhất quán nguyên tác đó.

Tất nhiên, doanh nghiệp có thể đối mặt với 1 vài thách thức ở giai đoạn đầu do nhân viên chưa quen với các nguyên tắc mới – lúc này đây, việc kiểm tra các báo cáo trên hệ thống, kiểm soát các luồng thông tin trao đổi một cách chặt chẽ là quan trọng.

Điều này cần duy trì bao lâu tuỳ vào nỗ lực triển khai của doanh nghiệp – càng quyết tâm cào thì việc đưa tất cả vào luồng hệ thống sẽ nhanh chóng và hiệu quả.

 

Bước 4. Bắt đầu cuộc họp trực tuyến thường xuyên

 

 

Khi làm việc từ xa, một trong những cách giao tiếp và thảo luận nhanh nhất và hiệu quả nhất là họp trực tuyến – đó là cách tạo sự gắn kết tương tự việc ngồi cùng văn phòng. Tuy nhiên, ngay cả công cụ tuyệt vời này đòi hỏi cách tiếp cận cẩn thận và một chút tinh chỉnh.

Hiện tại, Bitrix24 cho phép cuộc họp trực tuyến với video call tối đa 12 người tham gia và hoạt động nhanh hơn Skype, hình ảnh Full HD rõ nét, có thể chia sẻ màn hình. Hơn thế nữa, Bạn có thể lên lịch các cuộc họp trực tuyến trong Lịch trên hệ thống và viết chương trình nghị sự ngay trong ghi chú sự kiện. Trên hết, Lịch của Bitrix24 dễ dàng được đồng bộ hóa với Lịch Google hoặc Microsoft Outlook.

 

Bước 5. Tích lũy và chia sẻ kiến ​​thức trực tuyến

Làm việc tại văn phòng, sẽ có rất nhiều kinh nghiệm, kiến thức “bất thành văn” và được truyền tải trực tiếp hoặc qua các chỉ dẫn trong quá trình cùng làm việc. Làm việc từ xa thì không như thế – đó là lý do cần xây dựng 1 hệ thống kiến thức cơ bản trực tuyến và sẵn sàng để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận khi cần.

Cơ sở tri thức là một trong những mô-đun chính của Bitrix24. Với sự giúp đỡ của nó, bạn có thể thu thập tất cả các thông tin quan trọng trong công ty của bạn và lưu trữ nó một cách thuận tiện ở một nơi và update liên tục trong quá trình làm việc.

 

Bước 6. Đặt quy trình công việc của bạn trực tuyến

Đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn đó là điều ưu tiên hàng đầu, có thể nhiều người không thấy được tầm quan trọng của nó cho đến khi phải chuyển từ làm việc trực tiếp sang online.

Bitrix24 giải quyết điều này triệt để bằng các quy trình có tính tuỳ biến cao cho từng doanh nghiệp.

Ở bước đầu, một doanh nghiệp mới có thể sử dụng những mẫu cơ bản được tạo sẵn trên Bitrix24, bao gồm các tình huống phổ biến như: xin nghỉ phép, duyệt thanh toán – mua hàng, lịch công tác…

Trong Bitrix24, những việc như thanh toán hóa đơn hoặc yêu cầu nghỉ phép có thể dễ dàng thực hiện mà không cần bất kỳ tương tác nào của con người và chỉ trong vài cú nhấp chuột và xử lý và theo dõi trực tuyến.

 

Bước 7. Chuyển từ lệnh bằng lời sang tác vụ bằng văn bản

 

Hầu hết các nhà quản lý đều có đủ kinh nghiệm để hiểu – mọi người không hoàn hảo và mọi thứ chỉ nói bằng lời mà không có văn bản hoá thường dễ bị quên hoặc sai sót khi thực thi.

Bitrix24 giúp người dùng quy tất cả công việc thành các nhiệm vụ. Với sự giúp đỡ này, bạn có thể dễ dàng xử lý các dự án ở bất kỳ mức độ nào. Một dự án có thể được trình bày thông qua Biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban giúp theo dõi cả tiến trình cá nhân và tổng thể.

 

Bước 8. Theo dõi tiến độ công việc và thu thập báo cáo công việc

 

Khi tất cả các nhiệm vụ đã được thiết lập, cần có người theo dõi tiến độ công việc, thực hiện các điều chỉnh cần thiết và kiểm soát hiệu quả.

Với sự trợ giúp của mô-đun Nhiệm vụ trong Bitrix24, bạn có thể dễ dàng kiểm soát ngay cả một nhóm nhiều người làm việc trực tuyến tại nhà. Mỗi người trong số họ có một nhiệm vụ với thời hạn được thiết lập rõ ràng. Khi nhiệm vụ kết thúc, người quản lý sẽ được thông báo và có thể xem kết quả.

Cuối cùng, cấp quản lý có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên, điều này giúp thống kê KPI để đánh giá hiệu quả của nhân viên.

 

Bước 9. Kích hoạt bán hàng từ xa với CRM

 

tự động hóa

 

Một điều hiển nhiên là có cách ly xã hội hay không, mọi người vẫn cần mua sắm, một số mặt hàng còn bán chạy hơn ở thời điểm này. Đó là lý do tại sao bộ phận bán hàng của doanh nghiệp có thể sẽ bận rộn làm việc với khách hàng trong giai đoạn này.

Làm thế nào để công việc này hiệu quả hơn khi nó thực hiện tại nhà? – Đó là lúc bạn cần đến CRM Bitrix24 – một trong những mô-đun quan trọng bậc nhất.

CRM Bitrix24 cho phép người dùng lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu khách hàng của mình ở một nơi, được tích hợp với điện thoại, email và cả mạng xã hội như Viber, Skype, Facebook, Intagram,… và dễ dàng sử dụng trên máy tính, điện thoại chỉ cần kết nối với Internet – đây được cho là công cụ hữu ích nhất mà Bitrix24 đã tạo ra.

 

Bước 10. Chuyển tất cả thông tin liên lạc của khách hàng của bạn sang trực tuyến

leads

Bắt đầu một CRM trực tuyến là bước đầu – việc tiếp theo và quan trọng là các nhân viên bán hàng (chăm sóc khách hàng) cần phải nắm vững nó và sử dụng nó đến mức tối đa.

Khi kết nối tổng đài gọi trên Bitrix, mọi cuộc gọi đều tự động và điều này cho phép đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp trở thành 1 trung tâm telesale chuyên nghiệp và tự động “đến tận răng”.

Thực hiện điều này, sẽ không có một cuộc gọi nào bị bỏ lỡ và mọi khách hàng đều được chăm sóc tốt nhất có thể.

Đó là 10 bước cơ bản nhưng vô cùng quan trọng để thiết lập cho doanh nghiệp 1 môi trường làm việc từ xa, giúp vượt qua giai đoạn khủng hoảng vì Covid-19 hiện nay và sắp tới.

 

Nếu bạn đang có nhu cầu về Bitrix24. Hãy gửi thông tin cho chúng tôi tại đây hoặc gọi hotline 0938 396 732 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *