Hướng dẫn nhập – xuất dữ liệu trên CRM

Chuyển dữ liệu từ CRM khác đến Bitrix24

1. Đầu tiên xuất dữ liệu CRM (lead, thông tin liên lạc, công ty, giao dịch) bạn cần chuyển đến Bitrix24 sang tập tin .csv.

2. Mở Bitrix24 > CRM > danh sách của CRM (ví dụ, danh sách thông tin liên lạc), Bitrix24 có một số tùy chọn nhập cho thông tin liên lạc như nhập từ gmail, outlook, yahoo hoặc nhập kiểu tùy chỉnh:

3. Tải lên tập tin .csv từ form nhập dữ liệu

• Hướng dẫn sử dụng bộ lọc trong CRM
• Hướng dẫn cài đặt tự động thêm lead vào CRM
• Liên kết email vào CRM và cách xử lý lỗi kết nối với gmail

Nhập theo kiểu tùy chỉnh (custom import)

1. Để thêm các mục tùy chỉnh mới, truy cập vào Bitrix24 > CRM > Setting > Form & Report Settings > Custom fields > add field

2. Thiết lập các thông số cho mục tùy chỉnh mới

Nếu bạn thiết lập kiểu trường là danh sách, hãy nhớ thêm các giá trị của danh sách đó. Bởi vì nếu quên, nó sẽ được nhập với kiểu “không xác định/không có” giá trị tương ứng với trường này.

Ví dụ, danh sách của bạn có giá trị sau – ‘đỏ’, ‘xanh’, ‘da cam’. Nếu quên để thêm ‘cam’ vào danh sách, hệ thống sẽ nhập địa chỉ liên lạc có giá trị ‘da cam’ là “không xác định/không có”.

3. Lưu ý: bạn cần thêm các trường mới mà bạn vừa tạo vào CRM (ví dụ thông tin liên lạc: CRM > contacts> add) – bấm vào “hidden fields” và chọn trường mới. Chúng sẽ được thêm vào form:

4. Mở tệp .csv cần nhập và đảm bảo các mục tùy chỉnh trong tệp cùng tên với mục tùy chỉnh mới tạo trong Bitrix24 (bước này là không bắt buộc, nhưng sẽ giúp bạn tránh được sự nhầm lẫn trong quá trình nhập):

5. Bắt đầu quá trình nhập dữ liệu

6. Trong trang cài đặt nhập, chọn tên trường tương ứng trong danh sách đề xuất các lĩnh vực tùy chỉnh:

Chỉ động kết nối các thông tin liên hệ và công ty khi nhập

Hãy nhập tên công ty trước thông tin liên hệ. Khi nhập tệp danh bạ, đảm bảo chúng cũng phù hợp với tên công ty tương ứng:

Trong trường hợp này, việc kết nối giữa tên công ty và địa chỉ liên lạc sẽ được thiết lập tự động.

Không nhập được (do các ký tự đặc biệt, dấu hỏi)

Nếu bạn nhìn thấy các ký tự đặc biệt, dấu hỏi sau khi đã hoàn thành việc nhập, bạn cần phải kiểm tra tập tin csv đã được mã hóa ở dạng UTF-8 chưa. Nếu chưa, có thể sử dụng các công cụ đặc biệt để thay đổi mã hóa tập tin thành UTF-8.

Xuất các trường tùy chỉnh

Để có thể xuất các trường tùy chỉnh trong CRM, bạn cần xem cấu hình danh sách đầu tiên. Mở danh sách các mục trong CRM (ví dụ lead), nhấp vào edit list > list columns > chọn mục bạn muốn xuất > nhấn Apply

Không phải tất cả thông tin đều được xuất sang excel

Có thể một số thông tin liên lạc của bạn có tùy chọn bị vô hiệu hóa (disabled). Bạn có thể lọc liên lạc của bạn bằng cách chọn “no” trong phần Export.

Danh sách thông tin liên lạc bị vô hiệu hóa có thể được chỉnh sửa bằng cách chọn include in export  trong Danh sách dưới. Nhấn Apply.

Số giao dịch được xuất ra nhiều hơn số thực tế

Điều này xảy ra khi giao dịch này có thêm một số sản phẩm bên trong. Ví dụ, nếu có 2 sản phẩm, giao dịch này sẽ được hiển thị trong tập tin xuất ra Excel hai lần.

Ý kiến của bạn thế nào hãy cho mọi người biết nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn vui lòng liên hệ ngay với TAKA để được giải đáp thêm. Like Fanpage để cập nhật nhiều thông tin hơn nhé!

Vui lòng ghi rõ nguồn TAKA khi trích dẫn nội dung này