Quản lý nhiệm vụ và dự án

Quản lý nhiệm vụ và dự án

Bitrix24 có nhiều tính năng phong phú giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân và từng nhóm. Trong tính năng này, nhiệm vụ có thể được tự tạo cho chính mình, giao cho đồng nghiệp khác hoặc uỷ quyền sau khi được nhận. Tính năng quản lý dự án của Bitrix24 được tích hợp vào trong "Nhóm làm việc".

Mỗi một dự án đều có thể có một nhóm chuyên phụ trách chúng. Chỉ những người liên quan đến dự án đó mới có quyền truy cập các tập tin, cuộc thảo luận và các nhiệm vụ liên quan. Trong mỗi nhóm Bitrix24 cũng cung cấp đầy đủ công cụ giám sát thực hiện và nhiệm vụ được tích hợp vào lịch làm việc của nhóm để tiện theo dõi. Hơn nữa, tất cả các dự án còn có thể mời thêm người dùng ngoại vi, vì vậy khách hàng hoặc đối tác cũng có thể tham gia vào dự án.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt được dùng để theo dõi tình hình công việc gồm tiến độ công việc, người chịu trách nhiệm và mô tả mối quan hệ giữa các nhiệm vụ theo trình tự thời gian. Biểu đồ này giúp bạn nắm được đầy đủ tiến độ dự án trong nháy mắt, giúp dự đoán khả năng chậm trễ hay những khó khăn đang tồn tại để có kế hoạch xử lý. Một nhiệm vụ được tạo vẫn có thể được chỉnh sửa trực tiếp từ bảng hoặc biểu đồ Gantt.

Trên biểu đồ này, bạn có thể gia hạn deadline, thêm một nhiệm vụ con hoặc thực hiện bất kỳ các thay đổi nào một cách nhanh chóng chính xác.

Nhiệm vụ phụ thuộc

Các nhiệm vụ phụ thuộc được sử dụng rất nhiều trong công cụ quản lý dự án và chúng có sẵn trong tất cả các phiên bản của Bitrix24. Công cụ này cho phép bạn thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhiệm vụ.

Để thiết lập một nhiệm vụ phụ thuộc, bạn chỉ cần kéo một mũi tên nối các nhiệm vụ cần làm với nhau. Ngày kết thúc của nhiệm vụ này sẽ là ngày bắt đầu của nhiệm vụ kia. Khi một nhiệm vụ phụ thuộc được tạo, thay đổi một nhiệm vụ có thể làm thay đổi ngày bắt đầu/kết thúc cho các nhiệm vụ khác trong dự án.

Quản lý khối lượng công việc của nhân viên

Trình quản lý khối lượng công việc thông minh trong Bitrix24 giúp người quản lý lên kế hoạch làm việc cho từng nhân viên để hoàn thành đúng hạn đồng thời giúp xác định được những ai, những việc nào đang có nguy cơ trễ deadline. Người giám sát có thể phân bổ khoảng thời gian dành cho từng nhiệm vụ và sau đó theo dõi thời gian hoàn thành thực tế.

Hằng tháng, Bitrix24 cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận và từng cá nhân để họ biết được hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Bộ đếm và vai trò

Bộ đếm nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình thực thi dự án. Chúng chỉ ra rằng bạn đang gặp vấn đề ở công việc nào, còn bao nhiêu việc chưa được xử lý (quá hạn, chưa được đánh giá sau khi hoàn thành hoặc không có deadline,...)

Bộ đếm và vai trò giúp đơn giản hóa công việc của người quản lý, vì chúng cung cấp một biểu đồ trực quan về các nhiệm vụ và tiến độ thực hiện cho các phòng ban, các nhóm, hoặc cho các nhân viên.

Danh sách công việc cần làm (checklist)

Thêm danh sách công việc cần làm cho một nhiệm vụ và theo dõi thực hiện từng bước một. Điều này rất thuận tiện trong trường hợp một nhiệm vụ có nhiều bước triển khai hoặc nhiều người tham gia.

Những người tham gia trong nhiệm vụ có thể thêm việc vào các danh sách công việc cần làm và đánh dấu hoàn thành. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của từng nhiệm vụ.

Các biểu mẫu và Tự động hóa

Các nhiệm vụ lặp lại và các biểu mẫu nhiệm vụ giúp bạn tự động hóa các công việc thường xuyên và các công việc định kỳ. Vì các mẫu nhiệm vụ trong Bitrix24 hỗ trợ nhiệm vụ con và danh sách công việc (checklist) nên chúng rất phù hợp với các quy trình lặp đi lặp lại như tuyển dụng/chấm dứt hợp đồng, xây dựng hệ thống khách hàng mới hay bắt đầu một dự án mới.

Các nhiệm vụ này có thể được hoạch định lặp lại trong bất kỳ khoảng thời gian nào (hằng ngày, hằng tuần, 10 ngày một lần hoặc mỗi thứ bảy).

Nhóm làm việc

Bất kỳ sự phối hợp nào của các nhân viên trong Bitrix24 đều có thể tạo thành một nhóm làm việc. Nhóm làm việc cung cấp một mạng nội bộ riêng cho nhóm và tất cả các công cụ cần thiết cho công việc để tối ưu hóa hoạt động trong Bitrix24.

Mỗi nhóm giống như một mạng nội bộ nhỏ, không những lưu trữ tập tin và dữ liệu quan trọng mà còn hoạt động như một nền tảng cho các cuộc thảo luận nhóm, theo dõi nhiệm vụ và lập kế hoạch.

Công tác báo cáo công việc

Công tác báo cáo công việc giúp biết được khoảng thời gian một nhân viên thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án nào đó. Sử dụng công cụ hữu ích này, bạn có thể biết được bao nhiêu công việc đang được thực hiện và bao nhiêu nhân viên đã hoàn thành. Theo mặc định, công tác báo cáo này có thể được gửi hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng năm, nhưng bạn vẫn có thể cài đặt tuỳ chỉnh theo ngày.

Cài đặt trước các mẫu báo cáo hiệu quả cho phép bạn theo dõi và đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên tham gia thực hiện một dự án. Nếu bạn là giám đốc điều hành công ty, nó sẽ giúp bạn phân tích hiệu quả tổng thể của một bộ phận nhất định hoặc toàn bộ công ty. Tất cả các báo cáo còn dễ dàng trích xuất ra file Excel để bạn có thể lưu trữ hoặc in ra nếu cần.

Xây dựng báo cáo

Việc xây dựng báo cáo cho phép bạn tổng hợp, lọc và phân loại dữ liệu, hiển thị chúng để quản lý theo hình thức cần thiết. Người xây dựng báo cáo có thể cho phép các cá nhân thu thập dữ liệu cần thiết, đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc và tổng thời gian dành cho các nhiệm vụ, dự án.

Người dùng ngoại vi (Extranet user)

Truy cập ngoại vi cung cấp một không gian riêng biệt an toàn để bạn và các nhân viên có thể tham gia với người dùng bên ngoài như khách hàng, đối tác, cộng tác viên hoặc các nhà cung cấp dịch vụ khác.

Tất cả các tính năng tương tự của Bitrix24 cho nhóm cũng đều có sẵn trong nhóm ngoại vi nhưng những người này chỉ có thể nhìn thấy nội dung công việc và thành viên của nhóm họ đang tham gia.

Giao nhiệm vụ qua email

Người dùng có thể tạo ra nhiệm vụ đơn giản bằng cách gửi email đến một địa chỉ bên ngoài hoặc trong hồ sơ. Tương tự như vậy, người nhận email có thể được lựa chọn như người tham gia,  người quan sát hoặc người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ. Họ sẽ tự động nhận được email thông báo ngay khi nhiệm vụ được cập nhật. Người nhận email có thể để lại ý kiến trực tiếp trên email mà không cần truy cập vào tài khoản Bitrix24.

1