Giới Thiệu Về Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Bằng Bitrix24

Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là thuật ngữ mới nhất của doanh nghiệp. Nó cho phép các công ty tối đa hóa lợi nhuận và đạt được một lợi thế cạnh tranh hơn đối thủ của họ. Áp dụng BPM làm cho việc phát triển và triển khai các ứng dụng tùy chỉnh nhanh hơn và dễ dàng hơn, đồng thời cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với bất kỳ thay đổi nào về quy định pháp luật, khách hàng và thị trường.

Quản lý quy trình kinh doanh chính xác là gì? Theo Liên hợp quốc, BPM là một hệ thống hỗ trợ quy trình công việc cần thiết để điều hành một công ty. Bạn có thể đầu tư vào phần mềm BPM cho tất cả các khía cạnh của công việc kinh doanh của bạn, từ thiết kế, kiểm soát, ban hành, và thậm chí phân tích hiệu suất và dữ liệu.

Các công ty sử dụng công nghệ BPM có thể giải quyết những thách thức và nhận ra những cơ hội trong tương lai trước khi đối thủ cạnh tranh làm. Nếu không có nó, các doanh nghiệp khó có thể cạnh tranh trong thị trường hiện đại. Đó là lý do tại sao BPM là thuật ngữ mới nhất mà doanh nghiệp cần đưa vào thực tiễn kinh doanh hằng ngày.

Ví dụ về BPM

Quản lý quy trình kinh doanh đơn giản là việc thiết lập quy tắc làm việc để hoàn thành các nhiệm vụ, công việc nhanh chóng. Càng nhiều quy trình nhiệm vụ được thiết lập, BPM càng trở nên thân thiện hơn với doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng quy trình BPM cho bất kỳ dự án kinh doanh nào và cho mọi bộ phận trong doanh nghiệp.

bitrix24-50

Mua hàng và Tài chính

Để tối đa hóa thu nhập, việc quản lý tài sản tài chính một cách hợp lý giữ vai trò quan trọng. Phần mềm BPM có thể quản lý và theo dõi chi phí, cũng như giám sát các nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Công nghệ BPM cho phép bạn giám sát và điều phối các hoạt động quan trọng, như lập hoá đơn và thanh toán, yêu cầu mua, hoàn trả, thu thập chứng từ thanh toán, phê duyệt ngân sách.

Nguồn nhân lực

BPM giúp cho các phòng ban nhân sự dễ dàng hơn trong việc giám sát dữ liệu quan trọng của nhân viên, chẳng hạn như đào tạo, nghỉ ngơi, tuyển dụng, sa thải, đánh giá hiệu quả, và quản lý chứng chỉ. Các quy trình này trở nên nhanh hơn, nhất quán hơn và hiệu quả hơn với công nghệ BPM. Việc dễ dàng truy cập vào các thông tin như vậy giúp cho bộ phận nhân sự có dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn.

Marketing và bán hàng

Các ứng dụng quản lý quy trình sẽ hỗ trợ các đội tiếp thị và kinh doanh của doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu. Trong các phòng ban này, phần mềm BPM hợp lý hóa các quy trình bán hàng trước, đồng thời cho phép nhân viên đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng tiềm năng và thích ứng với nhu cầu của khách hàng đang phát triển. Các quy trình công việc của BPM cho bán hàng và tiếp thị có thể bao gồm các chiến dịch quảng cáo, yêu cầu của khách hàng, xử lý hồ sơ dự thầu và đề xuất, tung ra các sản phẩm mới và quản lý quá trình bán hàng.

Quan hệ khách hàng

Nhân viên quan hệ khách hàng có thể sử dụng quy trình làm việc của BPM để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả và cung cấp cho khách hàng những thông tin cập nhật và chính xác. Điều bắt buộc đối với phần mềm BPM là tích hợp với hệ thống bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của công ty. Khi thực hiện đúng, BPM có thể tự động hóa và tổ chức các hoạt động quan trọng, như thuyết phục khách hàng mới, quản lý các cuộc gọi dịch vụ, giải quyết khiếu nại của khách hàng, phê duyệt tín dụng, quản lý nhiệm vụ và tiến hành đánh giá gian lận.

bitrix24-49

Xem thêm bài viết: Bí quyết tăng 90% hiệu quả giao tiếp nội bộ doanh nghiệp

Các tính năng của BPM

Vậy, các tổ chức sử dụng công nghệ BPM như thế nào? Các công ty đầu tư phần mềm BPM để sắp xếp hoạt động kinh doanh – bằng cách thực hiện, theo dõi và tự động hóa các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối.

Phân tích dữ liệu

Việc đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn chủ yếu dựa vào việc có được thông tin chính xác và đầy đủ nhất theo ý của bạn. Sử dụng dữ liệu hiện tại sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Nếu dữ liệu đã lỗi thời, không chính xác hoặc không đầy đủ, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định sai. Phần mềm BPM lưu trữ dữ liệu ở một nơi, để người ra quyết định có thể thực hiện hành động tốt nhất cần thiết trong bất kỳ trường hợp nào có thể.

Tự động hóa

Mỗi công ty sử dụng quy trình kinh doanh để đạt được mục tiêu của họ, cho dù họ đang thực hiện đơn đặt hàng hay tìm nguồn cung ứng chiến lược giữa các doanh nghiệp hoặc chuỗi cung ứng. Các thủ tục đã lỗi thời và các công việc thủ công có thể tốn thời gian kinh doanh và tiền bạc. BPM tự động hóa các nhiệm vụ để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng sự giám sát, tăng trưởng, tuân thủ và rủi ro, đồng thời tăng cường sự tham gia giữa nhân viên và khách hàng.

Hệ thống các quy định

Để đạt được sự tự động hóa nhất quán, một nền tảng BPM phải có các quy định như là một thành phần cốt lõi. Nó cần một hệ thống quy tắc động không chỉ để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, mà còn những phức tạp có nhiều biến. Các quy tắc kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tối ưu và nhất quán trong hầu hết mọi tình huống.

Thiết bị di động

Công nghệ BPM phải có thể truy cập được trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn. Ngày nay, nhiều người sử dụng máy tính bảng và điện thoại thông minh để truy cập thông tin hơn máy tính để bàn, kể cả cá nhân và doanh nghiệp. Để đạt được năng suất tối đa, các công ty phải mở rộng các nền tảng mà người sử dụng có thể tiếp cận bằng bất kỳ thiết bị nào, mà không giảm tác động, khả năng sử dụng hoặc chức năng.

Tiếp cận dữ liệu

Khả năng lưu trữ và sử dụng phần mềm BPM cả trên điện toán đám mây và tại cơ sở của doanh nghiệp cung cấp sự linh hoạt tối đa cho các công ty cần lưu trữ dữ liệu và quy trình phía sau bức tường lửa giúp cho công nghệ BPM của bạn có thể truy cập được trong bất kỳ môi trường nào, đáp ứng nhu cầu dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý dữ liệu kinh doanh.

Bảo mật thông tin

Tính bảo mật là vô cùng quan trọng khi phần mềm BPM thúc đẩy các quá trình cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Nó phải đáp ứng tính bảo mật đầy đủ để bảo vệ hoạt động và dữ liệu của bạn khỏi hacker, thiên tai hoặc bất kỳ thảm hoạ nào có thể xảy ra. Phần mềm BPM cần được theo dõi và kiểm tra an toàn hệ thống BPM liên tục.

Hợp tác toàn diện

Một trong những lợi ích lớn nhất của BPM là khả năng tối đa hóa sự tương tác và chia sẻ thông tin giữa tất cả các nhân viên. Phối hợp cộng đồng bao gồm việc liên kết mọi người trong một tổ chức hoặc một nhóm, cho phép họ đạt được các mục tiêu chung với nhau. Với phần mềm BPM đúng, họ có thể truy cập các luồng công việc ở mọi nơi, giống như một trang mạng xã hội.

bitrix24-48

Xem thêm bài viết: 3 hệ thống hiệu quả cần biết cho việc quản lý doanh nghiệp

Lợi ích của BPM

Theo Forbes, lợi ích của BPM là hữu hình và cực kỳ giá trị. Doanh thu tăng và giảm chi phí rõ ràng là thuận lợi, nhưng tính liên kết của các mục tiêu kinh doanh và công nghệ vẫn chưa được so sánh bởi bất kỳ nền tảng quản lý quy trình nào khác.

Phần mềm BPM cho phép các công ty thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh một cách nhanh chóng và thành công, đơn giản hóa khả năng xử lý thay đổi, quản lý quy trình và thúc đẩy các dự án hoàn thành. Các công ty ở mọi quy mô có thể tận dụng lợi ích của năm lợi ích BPM này:

1. Hiệu quả chi phí

Trong những năm gần đây, việc cắt giảm ngân sách không còn khả thi đối với các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện kinh tế toàn cầu. Để phát triển, các công ty vẫn phải tối đa hóa hiệu quả chi phí của chi phí và lợi nhuận. BPM cho phép họ làm điều này, vì nó hợp lý hoá hợp tác kinh doanh và hoạt động, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm rủi ro của công ty và nâng cao chất lượng sản phẩm.

2. Khách hàng hài lòng hơn

Các khách hàng hiện đại có các nhu cầu khác biệt. Điều này có nghĩa là các công ty phải chuẩn bị các công cụ theo dõi, hỗ trợ để đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng.

Quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép các công ty kết hợp công nghệ và con người để có được khách hàng mới, trong khi vẫn đáp ứng và giữ chân khách hàng hiện tại.

3. Tính linh hoạt và sự nhanh nhẹn

Các doanh nghiệp đang dựa vào các quy trình công nghệ BPM nhanh nhạy hơn để đáp ứng các xu hướng mới trên thị trường. Hiện nay có rất nhiều nhu cầu về các công cụ cực kỳ linh hoạt có thể được thay đổi, triển khai và thiết kế một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tính linh hoạt trong kinh doanh thường kết hợp cả ba yếu tố này:

Tự động hóa

Phần mềm BPM cung cấp các giải pháp hỗ trợ quản lý trường hợp và quy trình nghiệp vụ tích hợp hoàn toàn với Quản lý dự án. Một cơ sở dữ liệu toàn bộ công ty duy nhất cung cấp khả năng hiển thị, kiểm soát và phân tích theo thời gian thực và báo cáo.

Quản lý quy định

Để tuân thủ đầy đủ các quy trình và điều chỉnh khi cần thiết, cần thiết lập các quy định và quản lý chúng. BPM cho phép các công ty cấu hình các quy tắc, nếu cần, cho từng dự án, chức năng hoặc phòng ban.

Quản lý quy trình

Một trong những lợi ích BPM hữu ích nhất là khả năng tuỳ chỉnh và sử dụng lại quy trình công việc khi bạn cần. Loại quản lý quy trình này là vô giá đối với việc sản xuất và hợp tác.

BPM_1

Xem thêm bài viết: 7 phần mềm nhân sự miễn phí dành cho Doanh nghiệp nhỏ

4. Sự hài lòng của nhân viên

Một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng các nhu cầu có thể làm tăng hiệu quả của nhân viên và năng suất đáng kể. Các công ty luôn tìm cách để khuyến khích và khen thưởng nhân viên của họ. BPM cung cấp các quy trình ghi nhận nỗ lực, phát triển để giúp thúc đẩy nhân viên phát triển sự chuyên nghiệp, dẫn đến tăng cường hợp tác và tăng cường công việc tập trung. Nhân viên có thể truy cập thông tin ở một nơi, và các nhà quản lý có thể theo dõi mọi người một cách dễ dàng.

5. Cải thiện tính kỷ luật

Các yếu tố pháp luật quản lý khiến cho các doanh nghiệp bắt buộc phải có một hệ thống linh hoạt để xử lý và chứng minh sự tuân thủ. Nếu họ không làm như vậy, chi phí báo cáo và phạt có thể phát sinh và không lường trước được. Các doanh nghiệp có thể tích hợp sự tuân thủ vào thực tiễn kinh doanh hằng ngày nếu họ đưa nó vào hệ thống BPM.

Quản lý quy trình kinh doanh là một hoạt động liên tục để cải thiện hoạt động của công ty chứ không phải là một sản phẩm thực tế. Phải mất thời gian, công sức và đầu tư. Phần mềm BPM giúp các doanh nghiệp có bất kỳ và tất cả các nỗ lực của họ quá trình kinh doanh, sử dụng một số công cụ và các ứng dụng để tạo ra một giải pháp tùy biến cho công ty sử dụng nó. Các tổ chức có thể chọn phần mềm từ nhiều nhà cung cấp để tích hợp và hợp lý hóa các mục tiêu BPM của họ vào thực tiễn hàng ngày của họ.

Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp với hơn 35 công cụ trong 1. Các tính năng nổi bật như Quản lý giao tiếp nội bộ, quản lý dự án, CRM quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý quy trình kinh doanh… với ngân sách đầu tư cực rẻ chỉ từ $35/tháng. Bitrix24 có gói miễn phí phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và các gói tính phí để mở rộng tính năng sử dụng cho người dùng.

Đặc biệt, Bitrix24 còn cung cấp gói SelfHost đầy đủ các tính năng với mã nguồn và tài liệu cho người dùng có thể tùy biến chức năng cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Bản SelfHost rất phù hợp với những công ty lớn, tập đoàn.

Đó là một số thông tin sơ lược về Bitrix24, để biết thêm thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ hotline: 093 999 6465 (Mr Tuấn). Chúng tôi sẽ tư vấn và báo giá miễn phí cho bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *