Quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu

Bitrix24 cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu cực kỳ mạnh mẽ cho phép người dùng có thể tải lên các tập tin và chia sẻ với người khác. Mọi thành viên đều có thể tải về, tương tác với các tập tin, bài thuyết trình, tài liệu và video hoặc đơn giản là sử dụng vì mục đích cá nhân. Quan trọng hơn, bạn có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào một cách nhanh chóng thông qua hệ thống tìm kiếm nội bộ.

Hãy xem video của chúng tôi về tính năng quản lý tài liệu trong Bitrix24. Video này giới thiệu các tính năng chính của thư viện tài liệu trong Bitrix24. Nó cũng hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa, chia sẻ và lấy tài liệu từ các thư viện công cộng hoặc từ thư viện của người sử dụng và của nhóm.

Tài liệu cá nhân & tài liệu chung

Bitrix24 có ba loại ổ đĩa lưu trữ. Dữ liệu của tôi (My Drive) dùng để lưu trữ các tài liệu cá nhân mà bất kỳ ai đều không có quyền truy cập vào. Nhờ tính bảo mật cao, bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu các tập tin cá nhân ở đây mà không lo bị xâm phạm.

Dữ liệu nhóm chứa các tập tin được tải lên trong nội bộ nhóm, chỉ tất cả các thành viên trong nhóm mới có quyền truy cập vào. Dữ liệu công ty chứa tất cả các tài liệu được chia sẻ công khai cho tất cả thành viên. Khả năng chia sẻ file với người dùng bên ngoài tài khoản Bitrix24 có thể được kích hoạt hay vô hiệu hóa bởi quản trị viên của tài khoản đó.

Dễ dàng tương tác với các tài liệu

Bitrix24 cho phép bạn tương tác trực tiếp với các tài liệu trong dòng thời gian như viết bình luận, đính kèm phiên bản mới hơn, nhận phản hồi,... Và mọi thay đổi đều được cập nhật ngay lập tức. Bạn có thể cho phép tất cả những người đang tham gia có quyền chỉnh sửa tài liệu đó, hoặc yêu cầu họ đính kèm tài liệu khác trong phần bình luận.

Sau khi chỉnh sửa xong, bạn và đồng nghiệp của bạn có thể lưu chúng vào thư viện tài liệu trên cổng thông tin, tải về máy tính hoặc đơn giản chỉ cần để chúng trên dòng thời gian của mình. Bitrix24 cũng cho phép đánh dấu những tài liệu hữu ích bằng cách sử dụng nút "like". Tài liệu nào càng được "like" nhiều càng có vị trí cao trong kết quả tìm kiếm.

Lịch sử chỉnh sửa tài liệu

Mỗi một tài liệu được lưu trữ trong Bitrix24 đều có một nhật ký thay đổi. Mỗi khi phiên bản mới hơn của một tập tin được tải lên, các phiên bản trước đó vẫn không bị mất đi, điều này giúp chúng ta có thể phục hồi phiên bản trước đó bất kỳ lúc nào. Lịch sử chỉnh sửa đồng thời cũng cung cấp cho bạn thời gian và thông tin người đã tạo ra phiên bản đó.

Khoá tài liệu

Khi chia sẻ tài liệu của mình với người khác, người sở hữu tài liệu có thể tạm thời "khóa" lại để những người khác không có khả năng chỉnh sửa các tập tin. Làm như vậy giúp ngăn cản được mâu thuẫn giữa các phiên bản do có quá nhiều người tham gia chỉnh sửa. Sau khi chỉnh sửa xong, bạn có thể mở khoá để tiếp tục chia sẻ.

Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến

Bạn có thể làm việc trên Bitrix24 mà không cần phải cài đặt một bộ phần mềm văn phòng nào cả. Nhờ tích hợp với Google Docs, Office 365 và MS Office Online, bạn có thể tạo các văn bản, bảng tính hay một bài thuyết trình ngay trong trình duyệt web. Bạn hoàn toàn có thể đính kèm các tài liệu đó vào một nhiệm vụ hay một cuộc thảo luận trong dòng thời gian.

Các công cụ tích hợp giúp cho bạn dễ dàng truy cập bất kỳ tài liệu nào trong Bitrix24. Bạn có thể mở, xem và chỉnh sửa các tài liệu được lưu trữ trên Bitrix24 thông qua tài khoản Google hoặc Microsoft (Live ID, Office 365). Đặc biệt, một tài liệu có thể được chỉnh sửa cùng một lúc bởi nhiều người sử dụng.

Chỉnh sửa tài liệu với các ứng dụng trên máy tính

Bạn cũng có thể chọn sử dụng các phần mềm trên máy tính như MS Office, OpenOffice, Pages cho Mac hoặc thậm chí Adobe Photoshop cho việc chỉnh sửa tài liệu trong tài khoản Bitrix24. Đơn giản chỉ cần cấu hình Bitrix24.Drive. Mỗi khi tạo một tài liệu mới hay chỉnh sửa tài liệu hiện tại, các ứng dụng đó sẽ giúp bạn thực hiện. Khi làm xong, các tài liệu sẽ được tự động lưu vào tài khoản Bitrix24.

Tích hợp với Ổ đĩa ngoài

Bitrix24 tích hợp với Dropbox, Google Drive, OneDrive và các nhà cung cấp lưu trữ tập tin đám mây khác. Mọi thành viên có thể tải lên các tập tin từ tài khoản cá nhân của họ, các tập tin sẽ tự động được lập chỉ mục và thuộc quyền sở hữu của họ trong Bitrix24. Thậm chí bạn có thể kiểm tra nếu có một phiên bản mới hơn phiên bản hiện tại trên Bitrix24 trong tài khoản lưu trữ bên ngoài.

Chức năng tìm kiếm nhanh

Bitrix24 chứa một tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng có thể tìm thấy các tài liệu, hồ sơ, bài viết, bình luận và các thông tin khác trong hệ thống một cách nhanh chóng. Mỗi khi ai đó tải lên nội dung mới, nó sẽ ngay lập tức được lập chỉ mục và hiển thị trong kết quả tìm kiếm.

Kết quả tìm kiếm chịu ảnh hưởng bởi nút "like", nên những bài nào bạn like thì thường sẽ tìm thấy nhanh hơn. Các tài liệu gợi ý sẽ xuất hiện ngay khi người dùng bắt đầu gõ vào ô tìm kiếm (như tìm kiếm Google), điều này cực kỳ thuận tiện giúp bạn tiết kiệm một khoản thời gian đáng kể.

Phê duyệt quy trình

Bitrix24 cho phép bạn tạo ra các quy trình tùy chỉnh cho các dự thảo như đề xuất lên cấp trên, sửa đổi hợp đồng, phê duyệt và nhiều hơn thế nữa.

Việc tuỳ chỉnh các quy trình như yêu cầu hoàn phí, yêu cầu đi công tác, và các giải pháp quản lý hồ sơ đều có thể được tạo ra dễ dàng bằng cách sử dụng công cụ xây dựng quy trình trong Bitrix24.

1