Quy Trình Kinh Doanh Của Bitrix24 Có Những Gì? Làm Sao Để Quản Lý Tốt Nhất?

Bài viết chia sẻ về một quy trình làm việc trong Bitrix24 từ công ty INTERVOLGARU (Nga)

Tăng tính minh bạch của quy trình kinh doanh trong Bitrix24

Công ty chúng tôi đã tích cực tự động hóa các quy trình kinh doanh trong Bitrix24 cho các khách hàng khác nhau. Chúng tôi đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hoá quy trình xử lý tài liệu cho các công ty sản xuất, thương mại, các tổ chức giáo dục, các cơ quan quảng cáo.

Các doanh nghiệp hiện đại chủ động sử dụng cơ hội tự động hóa để giảm thời gian xử lý tài liệu, nhân viên không hiệu quả thời gian và tối ưu hóa luồng công việc trong một công ty. Tất cả những điều này được giải quyết tương đối nhanh và thành công. Chúng tôi đã viết về điều này và có một số lời chứng thực tích cực từ khách hàng của chúng tôi.

Chúng tôi nhận thấy rằng khi một quá trình kinh doanh kết thúc và giao hàng, khách hàng quay lại với chúng tôi với cùng một câu hỏi như: “Tôi hiểu nó hoạt động như thế nào. Tôi hiểu loại kết quả tôi nhận được ở phần cuối của công việc, nhưng tôi không hiểu làm thế nào tôi có thể xem quá trình và làm thế nào tôi có thể kiểm soát nó”. Tình hình tương tự như trong một căn phòng tối và tìm kiếm một con mèo đen…

quan ly quy trinh kinh doanh

Nhiều khách hàng có một cảm giác rằng đột nhiên tỉnh dậy và nhân viên nhận được một nhiệm vụ không rõ ràng, thông điệp đến từ đâu đó và các đơn đặt hàng lạ mới xuất hiện trong Dòng thời gian. Khi nhân viên hỏi quản trị viên của họ “Nó là cái gì và nó đến từ đâu?” anh ta chỉ nhún vai và lầm bầm điều gì đó không rõ ràng về quy trình kinh doanh được mã hóa cho họ bởi web.

Vì vậy, chúng ta hãy xem xét bằng cách quan sát công việc của các quy trình và chúng ta phải kiểm soát chúng trong Bitrix24. Hãy tiết lộ cách xem trạng thái hiện tại của một quy trình nghiệp vụ, làm thế nào để ngăn chặn nó, chúng ta có thể thấy liệu tiến trình đang chạy hay kết thúc.

Hãy xem chúng tôi chạy quy trình kinh doanh “Thanh toán tiền mặt” từ Activity Stream.

1

Kết quả là chúng tôi đã đưa ra một quy trình kinh doanh. Một nhân viên có thể nhận thấy thông tin này bằng tin nhắn trong Activity Stream:

2

Người quản lý cũng nhận được thông báo trong phần Activity Stream và Hiển thị thông báo (Cái chuông màu xanh ở góc trên bên phải):

3

Sau một thời gian, những tin nhắn mới sẽ xuất hiện trong Activity Stream và Bảng thông báo. Thông báo của chúng tôi sẽ bị trôi xuống, sau một thời gian nhân viên và người quản lý có thể quên nó, đặc biệt nếu tác vụ không được thực hiện cùng một lúc.

Vậy, tìm quy trình kinh doanh ở đâu trong hệ thống Bitrix24?

Đối với điều này, bạn phải đi đến quy trình công việc – yêu cầu của tôi (My Requests). Ở đây, các quy trình được khởi chạy bởi nhân viên được hiển thị:

4

Sau một thời gian, tin nhắn mới sẽ xuất hiện trong Dòng thời gian và Bảng thông báo, thông báo của chúng tôi sẽ được chuyển xuống và sau một thời gian nhân viên và người quản lý có thể quên nó, đặc biệt nếu tác vụ không được thực hiện cùng một lúc.

Phần này có các khả năng sau

1. Chúng tôi có thể xem các tài liệu ràng buộc với quy trình kinh doanh. Đối với điều này chỉ cần nhấp vào một liên kết tài liệu và một cửa sổ mới sẽ mở ra

5

2. Chúng tôi có thể thêm một bình luận cho một quy trình

6

3. Bạn có thể chạy các quy trình tương tự từ Dòng thời gian từ đây

7

Một phần khác cho phép chúng tôi xem công việc của quy trình nghiệp vụ: Workflows – All active. Ở đây chỉ những hoạt động được hiển thị:

8

Bạn xem menu trên cùng:

9

Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể sắp xếp quy trình nghiệp vụ hoạt động của bạn tùy thuộc vào trạng thái và phần hệ thống của nó mà nó đang chạy:

  • All (nghĩa là tất cả các quy trình trong hệ thống của chúng tôi);
  • Hung (các quy trình, được dừng lại bởi lý do không rõ ràng);
  • Workflows (tức là quy trình, được khởi chạy từ Dòng thời gian Activity Stream);
  • CRM (tức là các quy trình, được khởi chạy trong CRM);
  • Drive (tức là các quy trình, được khởi chạy trong Drive công ty);
  • Lists (tức là quy trình, được khởi chạy trong phần Danh sách).

Ở đây có các khả năng sau để làm việc với các quy trình nghiệp vụ hoạt động:

  • Xóa quy trình làm việc.
  • Tìm một tài liệu liên quan đến quy trình kinh doanh này.

Lưu ý! Nếu bạn quyết định xóa một quy trình nghiệp vụ, hãy lưu ý rằng bạn không thể xóa chính tài liệu. Bạn chỉ có thể xóa quy trình nghiệp vụ (quy trình làm việc) của tài liệu này.

Cách xóa quy trình làm việc trong Bitrix24

Khi nào bạn cần xóa một quy trình kinh doanh? Hãy kiểm tra tình huống sau đây. Một nhân viên yêu cầu tiền mặt, nhưng chỉ định một số sai. Quá trình kinh doanh liên quan đã bắt đầu. Sau đó, nếu nhân viên có quyền truy cập để xóa quy trình nghiệp vụ, anh ta có thể xóa quy trình và tất cả các tác vụ hiện tại. Nếu anh ta không có quyền truy cập để xóa quá trình kinh doanh, anh ấy luôn có thể yêu cầu quản trị viên của Bitrix24 thực hiện việc này.

Điều gì sẽ xảy ra sau khi nhân viên đã thay đổi tài liệu? Đối với quá trình được xác định trước, không có gì xảy ra. Để bắt đầu quá trình, người ta phải bắt đầu một cách bắt buộc. Nhân viên không có quyền truy cập cho hành động này (cách đặt quyền truy cập chúng tôi sẽ giải thích trong bài viết tiếp theo). Quản trị viên của cổng thông tin có thể thực hiện việc này. Vì điều này anh ta phải làm như sau:

1. Mở Workflows trong Activity Stream

2. Nhấp vào nút Actions

10

3. Chọn Run Business Process > Your business process.

11

Như kết quả trong ảnh, quy trình thanh toán tiền mặt sẽ bắt đầu

12

Cách xem nhật ký quy trình công việc

Hãy trở lại quy trình của chúng tôi. Các tài liệu của một chuỗi này đã đi đến các nhân viên khác, những người có trách nhiệm xử lý nó và đưa ra quyết định. Tài liệu sẽ không trả lại cho Quản trị viên. Làm thế nào chúng ta có thể biết được quy trình đang ở giai đoạn nào? Nhân viên có quên các nhiệm vụ liên quan đến quy trình này không? Đối với điều này, chúng tôi có thể giải quyết chính tài liệu và xem trang nhật ký của tài liệu:

1. Mở quy trình trong Activity Stream > Cash payment.

2. Nhấp vào Actions và chọn Edit:

13

3. Sau đó mở tab Business Processes:

Quy Trình Kinh Doanh

4. Nhấp vào tab “Current status”:

15

5. Kết quả là một bản ghi sẽ được mở ra, trong đó bạn có thể nhìn thấy các giai đoạn của quy trình và trạng thái của chúng:

16

Lời kết

Quy trình kinh doanh của chúng tôi đã được hoàn thành. Làm thế nào chúng ta có thể xem lại? Nhân viên có thể mở My Requests và có thể thấy rằng quy trình đã hoàn tất. Đối với quy trình kinh doanh được xác định trước của chúng tôi, nó sẽ là “Report accepted – Báo cáo được chấp nhận”

Quy Trình Kinh Doanh

Trong trường hợp này nó không phải là rất thuận tiện. Báo cáo được chấp nhận không có nghĩa là quy trình đã kết thúc. Báo cáo có thể được gửi bằng thư hoặc được in trước đó. Do đó, khi tạo quy trình nghiệp vụ, bạn nên chỉ định trạng thái, ví dụ: “Báo cáo được chấp nhận, Quá trình kinh doanh đã hoàn tất“. Sau đó, các nhân viên sẽ dễ dàng theo dõi và biết được nó đã thực sự hoàn tất hay chưa.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi có thể mở tất cả các phần hoạt động. Nếu bạn không thể nhìn thấy quy trình của chúng tôi trong lĩnh vực này có nghĩa nó được hoàn thành.

Bitrix24 là một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả với hơn 35 công cụ quản lý công việc phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp như quản lý giao tiếp nội bộ, CRM, quản lý dự án, quản lý nhân sự, hiệu suất làm việc… đồng thời có thể dễ dàng sử dụng trên điện thoại. Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai Bitrix24 để đạt hiệu quả cho doanh nghiệp. Đừng ngần ngại đăng ký. Hoặc liên hệ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi theo thông tin bên dưới:

CÔNG TY TNHH TAKA

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *